نرم افزار مدیریت زمان و افزایش بهره وری تیم شما!

وقت طلاست! چیزی که هیچکس نمی‌تونه انکارش نمیکنه. تو این دنیای سریع و رقابتی، هر ثانیه کلی ارزش داره و این ارزش در همه قسمت‌های زندگی نشون داده میشه چه بخش شخصی چه بخش شغلی. پس اگه بتونین زمان خودتون رو به خوبی مدیریت کنین، بسیاری از جنبه‌های مهم زندگی خودتون رو تنظیم می‌کنین؛ از این رو ما امروز برای شما درباره نرم افزار مدیریت زمان و نحوه عملکرد و تاثیری که روی شغل شما می‌‍ذاره صحبت می‌کنیم! پیشتر در مورد چرخه حیات توسعه نرم افزار و فرایند توسعه نرم افزار با شما صحبت کردیم.

مدیریت مناسب زمان می‌تونه بر میزان موفقیت سازمان شما تأثیر بذاره. چرا که نه!!! هرچی تیم شما بتونه تولیدات بیشتری داشته باشه، درآمد بالاتری هم خواهد داشت.

اصلاً به همین دلیله که امروزه سازمان‌های مدرن توجه زیادی به مدیریت و استفاده صحیح از وقت خودشون دارن. اونها در حال انتخاب راه‌هایی برای ردیابی زمانی هستن که یه کارمند برای انجام یه کار خاص برای اون موضوع در نظر می‌گیره.

اما سوال مهم ما هنوز هم سرجای خودشه، آیا در وهله اول باید به دنبال صرفه جویی زمان باشین؟

به طور کلی، توجه به زمان به عنوان یک عامل که در بهره وری نقش داره، در نظر گرفته میشه که میزان کارآیی فرد در اتمام کار خودش رو محاسبه می‌کنه. مدیران برای به حداکثر رسوندن سود، عملیات رو بهبود می‌بخشن و هزینه‌ها رو بر اساس این ورودی کاهش میدن.

بر اساس گزارشی از هاروارد بیزینس ریویو، اقتصاد ایالات متحده روزانه حدود 50 میلیون ساعت ضرر می‌کنه که این رقم 7.4 میلیارد دلار است.

قطعاً همچین ضرری دلایل زیادی داره چون که حواس پرتی‌های زیادی مانند شبکه های اجتماعی، گفتگوی گاه به گاه با همکاران، خوندن اخبار و غیره وجود داره. اما در حقیقت از دست دادن و تلف کردن وقته که باعث به وجود اومدن چنین حواس پرتی‌ها و در نتجه ضررهای مالی میشه!

علاوه بر این به این فکر کنین که یه تیم کاری دارین که باید از راه دور کنترلش کنین! در اینجا، شما نمی‌تونین مراقب همه کارمندان باشین و همچنین نمی‌تونین کامپیوتر اونها رو با تماس‌های ویدیویی یا تلفنی که بیشتر باعث حواس پرتیشون میشه، چک کنین.

پس راه حل چیه؟

بله اینجاست که ما به یه نرم افزار مدیریت زمان برای انجام دادن کارهای روزانه خودمون چه از راه دور و چه درست بغل گوشمون احتیاج داریم!!

نرم افزار مدیریت زمان چیست؟

یک برنامه رایانه‌ایه که به شما اجازه میده با ثبت کل زمانی که یه کارمند برای انجام دارن یه کار خاص صرف می‌کنه، زمان خودتون رو ردیابی و مدیریت کنین. این نرم افزار می‌تونه گزارش‌ها و آمارها رو به شما ارائه بده.

هدف اصلی این نرم افزار افزایش بهره وری و جلوگیری از اتلاف وقت است. این نرم افزار مدیریت زمان عمدتاً در صنایع خدماتی آغاز شده و اکنون به کسب و کارهایی از هر مقیاس و گستره‌ای گسترش یافته.

امروزه مشاغل بزرگ، آژانس‌ها و حتی فریلنسرها استفاده از نرم افزار مدیریت زمان رو برای بهره وری بیشتر در ساعات کاری خودشون آغاز کردن.

نرم افزار مدیریت زمان چه کمکی می‌کنه؟

اگه بتونین زمان رو ردیابی کنین، می‌تونین زمان واقعی رو نسبت به زمان اختصاص یافته برای انجام کاری اندازه بگیرین و اگه بتونین چنین زمانی رو اندازه بگیرین، یعنی عوامل موثر بر عملکرد رو پیدا می‌کنین و در نتیجه می‌تونین روی اونها کار کنین و اونها رو بهبود ببخشین، مخصوصاً در مشاغلی مثل تولید محتوا و شغل‌هایی که دور کاری دارن!

زمان خودتون رو مدیریت کنین!

یه نرم افزار ردیابی زمان برای تیم شما بهتون کمک می‌کنه تا تصویری کامل از زمان، مکان و نحوه گذران وقت کارکنان خودتون دریافت کنین. اگه مغایرتی مشاهده کردین، می‌تونین با اونها صحبت کنین، اولویت‌های خودتون رو درست تنظیم کنین و در مواردی که کمبود دارن بهشون کمک کنین.

افزایش سود

اولین خوبی که یه نرم افزار مدیریت زمان داره اینه که با ردیابی دقیق زمان و مشاهده چگونگی و مکان استفاده از منابع خودتون، می‌تونین متوجه نتیجه تلاش‌های خودتون بشین. بر این اساس، می‌تونین بودجه‌های پروژه رو نظارت و برنامه ریزی کنین ضمن این که اولویت‌ها رو دوباره تعیین کنین.

بر اساس چند ساعت برای انجام یک کار، مدیران می‌تونن قیمت رو به مشتریان خودشون ارائه بدین. در حقیقت یه نرم افزار مدیریت زمان به افراد کمک می‌کنه تا هنگام انجام کارهای فعلی، فداکار و سازنده باشن. اونها همیشه می‌تونن اندازه گیری کنن که چه مدت باید به کارهای خاص اختصاص داده بشه و به جای این که به طور تصادفی بدون اهداف مشخصی کار کنن، برای دستیابی به هرچیزی برنامه ریزی کنن.

هدایت کارها

هر کسی می‌تونه مرتکب اشتباه بشه یا گاهی ضرر کنه. به هر حال، ما همه انسان هستیم. بنابراین، اگه کسی نتونه کاری رو در مدت زمان مشخص انجام بده یا کارش نسبت به زمانی که پیش بینی شده بیشتر طول بکشه، می‌تونه این پیام رو با پیگیری زمان خودش با استفاده از نرم افزار مدیریت زمان قبل از پایان مهلت به مدیران خودش برسونه.

برقراری نظم

پیگیری و مدیریت زمان برای هرکسی یه نظم دقیقی به وجود میاره و همه هم متوجه این انضباط میشن. بنابراین با این کار، شما انگیزه می‌گیرین که به جای تأخیر، یه کار مشخص رو در یه دوره زمانی مشخص انجام بدین.

انواع نرم افزار های مدیریت زمان

حالا وقت این رسیده که بهترین نرم افزار های مدیریت زمان که در بازار وجود دارن یه نگاهی بندازین و تصمیم بگیرین کدوم یکی از اونها برای مدیریت زمان تیم شما مناسب‌تره.

1. RescueTime

نرم افزار مدیریت زمان RescueTime، به شما امکان میده تا زمان ارزشمند خودتون رو ذخیره کنین و از ثانیه به ثانیه اون استفاده کنین و نفع ببرین.

RescueTime به صورت خودکار و بدون ورود دستی فعال، زمان رو ردیابی می‌کنه. این نرم افزار از شما می‌خواد که به 1 کلیک ردیابی آفلاین اضافه کنین زیرا همه چیز به صورت آنلاین اتفاق نمی‌فته. بنابراین، حتی اگه غایب هم باشین، می‌تونین تصویری کامل از چیزی که در اطراف اتفاق می‌فته، بگیرین.

می‌تونین از FocusTime برای مسدود کردن برنامه‌ها و وب سایت های منحرف کننده در ساعات کار استفاده کنین. RescueTime رو با برنامه‌های مفیدی مثل Google Calendar ،Slack، به علاوه صدها برنامه دیگه ادغام کنین. این نرم افزار مدیریت زمان به صورت یکپارچه باmacOS ،Windows ، Android ،iOS و Chrome کار می‌کنه.

شما تا 14 روز می‌تونین به صورت رایگان از این برنامه استفاده کنین و اگه خوشتون اومد اون رو خریداری کنین!

2. DeskTime

با استفاده از یه نرم افزار مدیریت زمان امن و ساده مثل DeskTime، بهره وری تیم‌های خودتون رو افزایش بدین و پیشرفت پروژه‌های خودتون رو رصد کنین.

این نرم افزار به شما کمک می‌کنه تا پروژه‌های خودتون و همچنین فاکتورها رو به راحتی مدیریت کنین. حتی می‌تونین روزهای تعطیل رو به راحتی و زیر یه چتر برنامه ریزی کنین. علاوه بر این، DeskTime کاری میکنه که برگه‌های مرخصی و فعالیت‌های روزمره رو کنترل کنین و به مرور زمان جریان کاری رو درک کنین.

می‌تونین گزارش‌ها رو به صورت دلخواه تنظیم کنین، برای شفافیت بیشتر اونها رو برای مشتریان خودتون ارسال کنین و هر زمان که خواستین اونها رو بارگیری کنین. این برنامه از یکپارچه سازی با برنامه‌هایی مانند Asana ،JIRA ،Zapier ،Basecamp ،Trello ،GitLab و … پشتیبانی می‌کنه.

DeskTime با رعایت استانداردهای صنعت از طریق رمزگذاری، فایروال‌ها، مرکز داده دارای گواهینامه ISO 27001 9001، حفاظت از ورود به سیستم و رمز عبور و ذخیره اطلاعات در سرورهای Tier-3 امنیت داده برتری رو ارائه میده.

سایر ویژگی‌های این نرم افزار مدیریت زمان عبارتند از:

• عکس صفحه نمایش و ردیاب میزان فعالیت،
• ردیابی URL و برنامه،
• محاسبه هزینه،
• ردیابی عنوان سند،
• ردیابی پروژه و
• دارا بودن تیم پشتیبانی اختصاصی از طریق ایمیل و چت.

3. Time Doctor

Time Doctor یک نرم افزار مدیریت زمان است که به بهبود بهره وری و تمرکز فوری تیم شما کمک می‌کنه. گزارش‌های روزانه و برگه‌های زمانی، معیارهای اندازه گیری کل روز رو به نمایش می‌ذارن تا به شما در درک میزان بازدهی در طول روز کمک کنن. با این نرم افزار به نظر می‌رسه که می‌تونین برای خودتون یه هدف تعیین کنین و سعی کنین تا رسیدن به اون هدف رو چک بزنین!

داشبورد بصری اون ردیابی زمان رو بدون دنگ و فنگ انجام میده، اونجا جاییه که می‌تونین وظایف، مشتری‌های خود و حواس پرتی‌های وقت گیر خودتون رو ببینین. Time Doctor کاملاً قابل تنظیمه، بنابراین می‌تونین فقط از ویژگی‌های مورد نیاز خودتون استفاده کنین و سایر ویژگی‌ها رو در صورت عدم نیاز خاموش کنین.

یه برنامه خاص یا استفاده از برنامه رو همراه با زمانی که کارمندان در وب سایت های خاصی می‌گذرونن پیگیری کنین و سپس بلافاصله متوجه میشین که کسی بیش از حد وقت خودش رو در YouTube یا Facebook می‌گذرونه. با استفاده از Time Doctor، می‌تونین از صفحه مانیتورهای کارمندان عکس بگیرین، بنابراین کاملاض متوجه میشین که حواس پرتی، عدم کارایی و اتلاف وقت اونها بخاطر چیه.

علاوه بر مدیریت پرداخت حقوق کارمندان و صورتحساب مشتری، حقوق و دستمزد رو به طور خودکار بر اساس ساعت یا حقوق ثابت محاسبه کنین. این نرم افزار مدیریت زمان با ویندوز، اندروید، مک، لینوکس، آیفون و کروم سازگاره.

همچنین می‌تونین اون رو با GitHub ،JIRA ،Trello ،Slack ،Google Apps ،Salesforce ،Zoho و موارد دیگه ادغام کنین. یکی دیگه از ویژگی‌های جالب توجه اینه که هشدارهای پاپ آپ رو میده و هنگامی که کارمندان از برنامه‌های غیر کاری زیادی استفاده می‌کنن یا برای مدت طولانی بیکار می‌مونن، هشدار میده. همچنین می‌تونین حضور و غیاب کارمندان رو ردیابی کنین تا افراد متأخر رو شناسایی کرده و همچنین زمان وقفه در مسیر رو تعیین کنین.

کارمندان و استفاده از نرم افزار مدیریت زمان

• هرگز کارمندان خودتون رو در تاریکی رها نکنین، با اونها صادق باشین تا بتونین از همون اول درباره چنین مدیریتی باهاشون صحبت کنین و متقاعدشون کنین که این ردیابی‌ها برای بالا بردن بهره وری شرکت لازمه.
• این کار رو برای اونها انعطاف پذیر و آسون کنین، بنابراین احساس خستگی نمی‌کنن. با استفاده از ابزاری آسون برای استفاده و از تظر بصری جذاب، فرآیند مدیریت زمان رو خودکار کنین.
• دستورالعمل‌های روشنی رو بدون هیچ گونه سردرگمی و اختلال تهیه کنین؛ زیرا درسته که اتمام کارها مهمه، اما انجام اونها به طور صحیح از اهمیت بیشتری برخورداره.
• همه افراد در یه تیم باید از دستورالعمل‌های مشابهی پیروی کنن، چه کارمند باشین چه مدیر.
• وقتی کارمندان می‌بینن که وقتشون مدیریت میشه، نسبت به انجام دادن هرکاری سر موقع حساس میشن و نظم برقرار میشه.
• درباره این که تجربه کلی ردیابی زمان برای اونها چطوری بوده، بازخوردهایی رو جمع آوری کنین. نقاط ضعف اونها رو مشخص و رفع کنین، بهشون کمک کنین و در صورت منطقی بودن از پیشنهادات استقبال کنین.

پس در نهایت…

مدیریت زمان کار ساده‌ای نیست. چنین چیزی نیاز به فداکاری، پشتکار و هدفی قابل دستیابی در ذهن داره. با استفاده از یک نرم افزار مدیریت زمان ، می‌تونین کارها رو برای اعضای تیم خودتون کمی آسون کنین تا بتونن از تولید و نظم بیشتری برخوردار بشن که به نظر می‌رسشه چنین چیزی برای همه اعضای تیم یه موقعیت دو سر برد است.