امضا دیجیتال برای استارتاپ ها + بهترین نرم افزارهای امضای دیجیتال

دنیای ما هر روز داره بیشتره دیجیتالی میشه و مصرف کاغذ به حداقل رسیده. از اسناد رسمی گرفته تا رسیدها، امتحانات و حتی امضاها، همه و همه در حال دیجیتال شدنن. دیجیتالی شدن تغییرات اساسی در سبک زندگی‌ها و مدل استارتاپ ها ایجاد کرده. یکی از این تغییرات بهره بری از تکنولوژی امضا دیجیتال برای استارتاپ هاست و امضای اسناد با خودکار کم کم داره منسوخ میشه. همچنین نمیشه از تاثیر ویروس کرونا در کسب و کارها چشم پوشی کرد. این ویروس باعث شده تا کسب و کارهای دور کاری و دیجیتال مارکتینگ این روزا بیش از پیش بشن.

با این حال تنها چاره‌ای که به نظر می‌رسه برامون مناسبه، انتخاب یه امضای دیجیتال است. به همین دلیله که استفاده از امضا‌های سنتی برای کارهای شخصی و بیزینسی، مخصوصاً زمان‌ کار با افرادی که کاملاً از ما دور هستن، غیرممکن شده. ناگفته نمونه، امضا فیزیکی نیاز به قرار ملاقات حضوری، اسکن، چاپ، ارسال و یا فکس سند به پرسنل مربوطه داره. تموم این پروسه، یه فرایند خسته کننده، پر زحمت و زمان‌بره. اینجاست که نرم افزار‌های امضاء دیجیتال به کار میان. این نرم افزارها باعث میشن که کل اون فرایند خودکار بشه و شما رو از اون همه زحمت نجات میدن. پس اگه میخواین از شر امضاهای قدیمی خلاص بشین و بهره وری کارتون رو بالا ببرین، این مقاله رو دنبال کنین. ما در ادامه قراره بیشتر راجب امضا دیجیتال برای استارتاپ ها بحث کنیم. همچنین بهترین نرم افزارهای مرتبط رو هم خدمتتون معرفی می‌کنیم.

امضای دیجیتال چیه؟

امضای دیجیتال یه نوع امضاست که به شکل کدگذاری در اومده. این امضا نشون دهنده تایید در یه سند یا قرارداد الکترونیکیه. همچنین نرم افزارهایی که امکان امضا اسناد دیجیتال رو به مردم میدن، به عنوان نرم افزار امضاء دیجیتال شناخته میشن. شما می‌تونین یه سند رو از طریق کامپیوتر یا موبایل آپلود کنین و برای کسانی که از اون نرم افزار استفاده می‌کنن، ارسال کنین. به همین ترتیب اونها می‌تونن اون سند رو به صورت آنلاین امضا کنن و دیگه قرار نیست مراحل سنتی سابق رو طی کنن. با نرم افزار امضاء دیجیتال، بدون هیچ زحمتی شما میتونین با اضافه کردن فرم های ورود به اسنادتون، امضاها رو جمع آوری و ذخیره کنین.

اصلا نگران امنیت اون نباشین، چون این نوع نرم افزار این امکان رو به شما میده تا امضاها رو بررسی کنین. همچنین می‌تونین با رمزگذاری قوی از تموم اطلاعات وارد شده به اون محافظت کنین. حتی برخی از ارائه دهنده های این نوع نرم افزار ویژگی های امنیتی بیشتری رو به شما پیشنهاد میدن. این ویژگی ها شامل احراز هویت، گزارش های بازرسی و ….. است. به عنوان مثلا وقتی که یه بسته پستی رو از پیک دریافت می‌کنین، زیر اسم خودتون رو در موبایل یا تبلت اون پیک امضا می‌کنین. این دقیقا نمونه‌ای از امضای دیجیتال هست.

برخی از موارد استفاده :

• قراردادهای فروش
• توافق نامه های فروشنده یا تولید کننده
• فرم مشتری جدید
• تاییدیه های مشتری
• تغییر سفارشات
• اسناد حقوقی
• بررسی سن و رضایت والدین

آیا امضا دیجیتال قانونیه؟

سوال دیگه‌ای که درباره امضای دیجیتال برای اکثر مردم پیش میاد، اینه که «آیا امضا دیجیتال قانونیه؟». بله مطمئنا همینطوره و کاملا قانونیه. امضاهای دیجیتال به لحاظ قانونی لازم‌الاجرا هستن. در سال 2000 ایالات متحده قانون ESIGN رو به اجرا درآورد. این قانون هرگونه استفاده مجازی از امضا دیجیتال رو قانونی می‌دونست. به همین ترتیب بقیه کشورها هم رفته رفته از این قانون استقبال کردن و اون رو به اجرا درآوردن. در حال حاضر دیگه لازم نیست استارتاپ‌ ها و شرکت‌ها خودشون رو محدود به امضا کاغذی کنن.

امضا دیجیتال برای استارتاپ شما چه فایده‌ای داره؟

محبوبیت امضای دیجیتال روز به روز در حال افزایشه. بر اساس تحقیقات بدست اومده، معاملات با امضای دیجیتال از 200 میلیون در سال 2014، به تقریبا 754 میلیون در سال 2017 رسیده. همچنین پیش بینی میشه که این رقم تا سال 2023 به عدد 9073 میلیون برسه. به نظر شما علتش چیه؟ بیاین تا با هم بررسی کینم.

گردش کار پرسرعت جهت صرفه جویی در وقت

با استفاده ار امضاء دیجیتال، زمان کمتری مصرف میشه، چون اسناد می‌تونن بلافاصله به صورت آنلاین منتقل بشن. دیگه لازم نیست صبر کنین تا شخص مورد نظرتون از راه برسه و برگه ها رو امضا کنه. این تکنولوژی، به ویژه برای مراقبت‌های بهداشتی و سایر مشاغل مهم و حیاتی که نیاز به تاییدیه های فوری در اونها دیده میشه، یه نعمت بزرگ به حساب میاد.

افزایش راحتی

سفر به مکان‌های دور، صرفا جهت گرفتن یه امضا یا تاییدیه، توی این دوره واقعا یه کار قدیمیه. وقتی شما قدرت اینترنت و نرم افزار امضای دیجیتال رو در دست دارین، می‌تونین در کمترین زمان امضاها و تاییدیه هاتون رو بگیرین. این کار موجب افزایش راحتی هر دو طرف میشه.

سازگار با محیط زیست

هر ساله برای تامین کاغذ، درخت های بی‌شماری قطع میشن که باعث تخریب محیط زیست میشه. برای نجات درختان و محیط زیست، استفاده از کاغذ رو به حداقل برسونین. با این کار کمک می‌کنین که نسل‌های بعدی طبیعت سبزتر و زیباتری رو ببینن.

حفظ منابع

امضاء دیجیتال نه تنها در وقت بلکه در هزینه‌ها هم صرفه جویی می‌کنه. لازم نیست منابع مالیتون رو صرف هزینه های سفر وخرید کاغذ و جوهر بیشتر بکنین. تازه، می‌تونین اون نیروهایی رو که کارشون چاپ، اسکن و تحویل اسناد بود رو آزاد کنین تا به کارهای مهم‌تری بپردازن.

خب حالا که تا حدودی با مزایای امضا دیجیتال برای استارتاپ ها آشنا شدین، وقتشه که چندتا از بهترین نرم افزارهای این حوزه رو خدمتتون معرفی کنیم.

انواع نرم افزارهای امضا دیجیتال برای استارتاپ ها

1. DocuSign

با استفاده از این نرم‌افزار امضای دیجیتال به کارتون سرعت ببخشین. شما می‌تونین تموم قراردادها، فاکتورها و نامه‌هاتون رو با این نرم افزار برای بقیه ارسال کنین و اونها رو امضا شده تحویل بگیرین. اصلاً هم نگران امنیت کارتون نباشین، چون امنیت لازم برای اطلاعات هر دوطرف برقراره. از ویژگی‌های مهم این برنامه اینه که روی هر ۳ سیستم windows, ios و android قابل اجراست. همچنین این برنامه قابلیت‌ها و ویژگی‌های زیادی داره که می‌تونه حسابی به کمکتون بیاد. در هر مرحله‌ای می‌تونین از روند کاریتون مطلع بشین. اگه نیاز به دریافت اطلاعات در هر مرحله‌ای رو دارین، امکان تنظیم یادآوری هم به شما داده میشه.

نکته دیگه این که می‌تونین فیلدهای استاندارد مثل تاریخ و امضا رو به قراردادهاتون اضافه کنین. حتی اگه نیاز به فیلدهای سفارشی هم داشتین، می‌تونین اونها رو ایجاد کنین. DocuSign امکان ارسال نامه به 13 زبان مختلف رو داره. با امکاناتی که این برنامه در اختیارتون میزاره، کل این فرایند رو استاندارد کرده و در وقت صرفه‌جویی می‌کنه. یکی از این امکانات اینه که می‌تونین اون سندهایی که زیاد ازشون استفاده می‌کنین رو ذخیره کنین و در آخر این که این برنامه استانداردهای امنیتی زیادی داره که همه مطابق با استانداردهای روز دنیاست. از دیگر نکات امنیتی، استفاده از فناوری‌های پیشرفته برای رمزگذاریه. پس خیالتون از این بابت راحت باشه.

2. PandaDoc

با استفاده از PandaDoc اسنادتون رو به صورت قانونی امضا کنین. بیش از 20 هزار شرکت از این برنامه جهت صرفه جویی در زمان و منابعشون استفاده می‌کنن. از این برنامه می‌تونین برای ارسال قرارداد، پیشنهاد، لیست قیمت و … که نیاز به تاییدیه دارن، استفاده کنین.

شما هر زمان که اراده کنین، می‌تونین با هر دستگاهی از این نرم افزار استفاده کنین. البته PandaDoc هیچ تعهدی نسبت به امنیت به شما نمیده، ولی تموم روال کاری اون منطبق با UETA و ESIGN است. همچنین با هر سند امضا شده‌ای یه گواهی دیجیتال ارائه میده. قالب‌های ظاهری حرفه‌ای که این برنامه به شما پیشنهاد میده یکی از ویژگی‌های منحصر بفرد اونه. استفاده از این قالب‌ها باعث میشه تا کسب وکارتون جلوه ظاهری زیباتری پیدا کنه. این برنامه برای تسریع روند کار شما می‌تونه با برنامه‌های زیادی نظیر PayPal, CRM, DropBox و …. ادغام بشه.

3. Nitro Sign

تجربه یه امضای دیجیتال خیلی راحت رو با NitroSign به مشتری هاتون بدین. این برنامه سعی در اون داره که کارهای اضافی رو کم کنه و کمتر شما رو به زحمت بندازه. از همین رو، ابزارهای لازم برای ساده سازی امضاء دیجیتال جهت هر قراردادی رو در اختیارتون میزاره. همچنین این برنامه قابلیت سازگاری با انواع مرورگرها و موبایل ها رو داره. NitroSign یه برنامه امن محسوب میشه و مطابق با قوانین امضای دیجیتال آمریکاست. علاوه بر اون، برای حفاظت از داده ها و اسناد شما از احراز حویت دو مرحله‌ای استفاده می‌کنه. با تموم امکاناتی که این برنامه به شما میده می‌تونین خطاهای انسانی رو به حداقل برسونین و تجربه خوبی رو به مشتریانتون ارائه بدین.

4. Adobe Sign

گزینه خوب دیگه ای که خیلی می‌تونه به کمکتون بیاد Adobe Sign است. این ابزار ساده بهتون کمک میکنه تا اسنادتون رو به راحتی مثل ایمیل ارسال کنین. کل کاری که نیازه انجام بدین اینه که فایلتون رو آپلود کنین، آدرس ایمیل امضا کننده رو بنویسین و دکمه ارسال رو بزنین. در طرف امضا کننده، اونها می‌تونن روی لینکی که براشون ارسال کردین کلیک کنن و اون رو با مرورگر گوشی یا کامپیوتر امضا کنن. برای راحتی کار، Adobe اونها رو مجبور به ثبت‌نام یا دانلود برنامه نمی‌کنه.

با این برنامه شما می‌تونین وضعیت امضا رو ببینین، یادآوری ارسال کنین و یا درخواست مربوط به معاملاتتون رو کنسل کنین. Adobe Sign می‌تونه بدون دردسر خاصی با برنامه های دیگه هماهنگ بشه و کار کنه. پس این امکان رو بهتون میده تا اسنادتون رو از برنامه هایی مثل Microsoft365, DropBox, Box و …. ارسال کنین. از ویژگی‌های مهمش پشتیبانی از انواع فرمت‌هاست و در زمینه امنیت هم دارای گواهینامه‌های معتبر جهانیه.

5. SignEasy

با بیش از 10 سال نوآوری مداوم، SignEasy تا به امروز به 35 هزار سازمان در امر اتوماتیک کردن فرایند امضا به وسیله امضاهای دیجیتال کمک کرده. چاپ، اسکن و فکس اسناد رو از ذهنتون پاک کنین و در عوض از این برنامه استفاده کرده تا یه امضای دیجیتال راحت رو تجربه کنین. شما می‌تونین به کمک موس، قلم الکترونیک یا انگشتتون یه سند رو امضا کنین. حتی می‌تونین از امضای دست نویستون عکس بگیرین و اون رو آپلود کنین. همچنین این امکان رو به شما میده تا اسنادتون رو به صورت همزمان برای چندین نفر ارسال کنین. علاوه بر اون، شما می‌تونین تعیین کنین که افراد‌‌‌‌‌‌‌، اسنادتون رو طبق ترتیب خاص، یکی یکی یا به صورت یکجا امضا کنن. این برنامه از فرمت‌های مختلفی پشتیبانی می‌کنه. همچنین قابلیت ذخیره اسناد نیمه کاره رو بهتون میده.

6. SignNow

از SignNow برای امضای دیجیتال پرونده‌های مختلف کمک بگیرین. اسنادتون رو ارسال کنین و اونها رو امضا شده تحویل بگیرین، یا پرونده‌های خودتون رو فقط با چند کلیک امضا کنین. API قدرتمند این برنامه، بهتون کمک می‌کنه تا امضاء دیجیتال رو فقط در عرض چند دقیقه، در سایت یا برنامه خودتون تعبیه کنین. حتی اگه اتصال به اینترنت شما قطع شده باشه، می‌تونین در هرجایی اسنادتون رو امضا کنین. امکاناتی که این برنامه به شما میده زیاده، مثل امکان درخواست اسناد و اطلاعات بیشتر، تنظیم اعلانات و …. . برای امضاء اسناد، می‌تونین یه لینک منحصر بفرد ایجاد کنین. در صورت امتناع گیرنده از امضای سند، این برنامه به شما اخطار میده. علاوه بر اینها از امنیت بالایی برخورداره و به سرعت با برنامه‌های دیگه ادغام میشه.

7. Hello Sign

این برنامه مورد اعتماد هزاران نفر از استارتاپ ها در سراسر دنیاست. یه راه حل بی زحمت و آسون برای امضای دیجیتال. مالک این برنامه، DropBox هستش، بنابراین این امکان براتون فراهمه تا از این دو پلتفرم فوق العاده استفاده کنین. شما می‌تونین از اسناد امضا شده به عنوان الگو استفاده کنین. این برنامه مطابق با گواهینامه‌های روز دنیاست و از لحاظ امنیتی، جای نگرانی نداره. همچنین امکان آزمایش رایگان برنامه به شما داده میشه.

8. Docsketch

یه برنامه رایگان برای امضای هرچه سریع‌تر اسناد و مطابق با استانداردهای جهانی. امضاهای دیجیتال رو با بالاترین کیفیت به نمایش میذاره. به همین خاطر، استفاده از این برنامه برای همه افراد با هر استعدادی بسیار راحته. این برنامه، اسنادتون رو ذخیره می‌کنه و از اونها محافظت می‌کنه تا هیچ شخصی نتونه اونها رو دستکاری کنه. همچنین حق انتخاب رو به خود شما میده، می‌تونین تنظیم کنین که مخاطبتون اسناد رو یکی یکی یا یکجا امضا کنه. با تنظیمات مربوطه می‌تونین این امکان رو فراهم کنین که زمانی که نوبت شخص مربوطه شد، به صورت خودکار به او هشدار داده بشه. قابلیت دیگه‌ای که داره اینه که می‌تونین ببینین چند نفر هنوز اسناد رو امضا نکردن. هر سندی که خواستین رو می‌تونین به عنوان قالب آماده ذخیره کنین و از اون در جاهای مختلف استفاده کنین. این کار باعث میشه تا تنظیم اسناد راحت‌تر و سریع‌تر اتفاق بیفته.

9. eversign

با eversign امضاهای دیجیتال رو به صورت اتوماتیک دربیارین. شما می‌تونین با هر دستگاهی از این برنامه ایمن استفاده کنین. همچنین با ابزارهایی که داره مناسب انواع مشاغل با هر اندازه‌ایه.

ابزارهای موجود در برنامه امکان تنظیم، تغییر، امضا و در نهایت ارسال اسناد مختلف رو بهتون میده. ویژگی های این نرم افزار شبیه به ویژگی‌های نرم افزارهاییه که تا اینجا بهتون گفتیم. از قابلیت‌های دیگه این برنامه اینه که می‌تونین اسناد منقضی رو به صورت اتوماتیک حذف کنین یا در جای دیگه‌ای بایگانی کنین. از این برنامه می‌تونین برای مدیریت چندین کسب و کار استفاده کنین.

نکاتی برای انتخاب نرم‌افزار امضای دیجیتال

به نظر شما کدوم یک از نرم افزارهای امضا دیجیتال برای استارتاپ بهتره؟ همونطور که مشاهده کرین این نرم افزارها همگی به هم مشابهن، اما هر کدوم راه حل مختص خودشون رو به شما ارائه میدن. با این تفاسیر، انتخاب از بین این نرم‌افزارها کار سختیه. پس ابتدا به چندتا نکته توجه کنین و بعد تصمیم نهایی‌تون رو بگیرین.

• حجم اسناد : اول از همه مشخص کنین که چند وقت یه بار اسنادتون رو برای امضا ارسال می‌کنین. اگه حجم ارسال‌تون توی یه سال خیلی پایینه، پس نیازی نیست که یه نرم‌افزار با پهنای باند خیلی وسیع انتخاب کنین.
• ایمنی : چشم بسته به یه راه حل اطمینان نکنین. سطح مقررات و امنیت اونها رو چک کنین، ببینین مطابق با چه قوانین و گواهی‌هایی هستن. ویژگی‌هایی از نرم‌افزار رو بررسی کنین که اعتبار اون رو ثابت می‌کنه.
• سازگاری : مطمئن بشین نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنین با انواع سیستم عامل ها سازگاری داشته باشه. مثلاً اگه شما قرارداد رو با گوشی اندروید خودتون می‌فرستین و طرف مقابل در سیستم ios اون رو دریافت میکنه، مشکله پیش نیاد.
• پشتیبانی از انواع اسناد : نرم افزاری منتخب شما، باید از انواع اسناد و انواع فرمت‌ها پشتیبانی کنه. در غیر این صورت شما با مشکلات جدی روبرو میشین.

و در آخر این که امروزه امضا دیجیتال برای استارتاپ ها و کسب و کارهای مدرن، یه امر ضروریه. این نرم افزارها توسط بسیاری از مشاغل به کار گرفته شدن و نتایج بسیار خوبی رو به دنبال داشتن. حسن دیگه‌ای که امضای دیجیتال داره، استفاده از اون هنگام کار با افرادی از کشورهای دیگه است. پس اگه هنور از این تکنولوژی در کسب و کارتون استفاده نکردین، دست بجنبونین. یه نرم افزار امضاء دیجیتال تهیه کنن و سرعت کارتون رو سریع تر از قبل کنین.