شعبه به مکانی گفته می شود که از دفتر اصلی جدا می باشد و در آن امور تجاری انجام می شود. اکثر شعبه ها و دفاتر زیر شاخه سازمان، از بخش های کوچک تری مانند منابع انسانی، بازاریابی و حسابداری تشکیل شده اند که جنبه های مختلف شرکت را نشان می دهند.
یک دفتر شعبه معمولاً یک مدیر شعبه نیز دارد که مستقیماً به یکی از اعضای مدیریت در دفتر اصلی گزارش می دهد. شعب واحدهای تجاری دور از دفتر مرکزی سازمان هستند و دارای انواع مختلفی می باشند، انواع شعب عبارتند است از:
- شعب مستقل
- شعب غیر مستقل
- شعب خارجی
چگونگی عملکرد دفتر شعبه
دفاتر شعبه از این جهت مفید هستند که اجازه می دهند بسیاری از ملاحظات اداری خاص مشتری در نزدیک ترین نقطه به آن ها انجام شود. برای مثال، استارباکس دارای دفاتر شعبه ای است و به شیوه‌ای مقرون به صرفه به مدیران بخش خرده فروشی خود خدمات بهتری ارائه می دهد. آن ها همچنین می توانند نیاز های شعبه های مشخص خود را تامین کنند؛ در مورد آن ها اطلاعات بیشتری کسب کنند؛ اقلام خاص آن مکان را عرضه کنند و یا تعدیل نیرو کنند.
نکات کلیدی از شعبه ها و دفاتر زیر شاخه سازمان
داشتن دفتر شعبه، یک راه مفید برای شرکت های بزرگ است و در برآوردن نیاز های مشتری نقشی اساسی دارد. یک دفتر شعبه ممکن است از یک فرد تشکیل شده باشد؛ یا بسته به نیاز های کسب و کار می تواند پرسنل بیشتری هم داشته باشد.
در مراکز شهری پرجمعیت، دیدن چندین شعبه در مجاورت یکدیگر امری چندان غیرمعمول به شمار نمی رود. اکثرا در مناطق روستایی این امری طبیعی تر و منطقی تر است که شعبه های کمتری که از هم فاصله بیشتری هم دارند؛ مشغول به کار باشند.
آیا شعبه ها و دفاتر زیر شاخه سازمان باید از مدل خاصی پیروی کنند؟
هیچ مدل جهانی خاصی برای راه اندازی دفتر شعبه وجود ندارد و بسیاری از آن ها بر اساس نیازهای جغرافیایی که در آن منطقه برای وجود شعبه ها و دفاتر زیر شاخه سازمان وجود دارد؛ تشکیل می شوند. بسیاری از مشتریان ممکن است یک نماینده محلی را ترجیح دهند؛ زیرا در آن صورت می توانند به راحتی با آن ها تماس بگیرند. در مراکز شهری پرجمعیت تر، دیدن شعبه های زیاد در نزدیکی یکدیگر امری چندان غیر معمول نیست. زمانی که نهاد های مبتنی بر خدمات مانند رستوران های زنجیره ای، بانک ها و خرده فروش ها را در نظر می‌گیریم؛ متوجه می شویم که این امر بیشتر رایج است. بر خلاف مراکز شهری پرجمعیت، در مناطق روستایی که از جمعیت کمتری برخوردار هستند؛ دفاتر شعب معمولا از هم دورتر هستند و به صورت پراکنده راه اندازی می شوند.
یک دفتر شعبه ممکن است دارای یک نماینده واحد باشد؛ یا می تواند با افراد زیادی بر اساس نیازهای تجاری کار کند.
اصطلاح “پاپ آپ” به این موضوع اشاره دارد که دفتر یا فروشگاه در مدت زمان بسیار کوتاهی کار می کند؛ در واقع ممکن است یک هفته آن جا باشد و هفته بعد دیگر در آن جا کار نکند و منحل شود. فروشگاه های لباس هالووین یک نمونه از فروشگاه هایی هستند که در مدت زمان خاصی از سال کار می کنند و می توان به آن اشاره کرد. فروشگاه های «پاپ آپ» یا فروشگاه های موقت، یک رویداد تجاری نسبتاً رایج برای خرده فروشی ها و سایر فرصت های تجاری رویداد محور به شمار می روند. در آینده، غیر قابل تصور نیست که ارائه دهندگان خدمات مالی، از یک مدل پاپ آپ برای راه اندازی سریع شعبه های موقت و رفع نیاز های یک بازار درخواستی استفاده کنند.
نمونه ای از شعبه ها و دفاتر زیر شاخه سازمان
بسیاری از شرکت های سرمایه گذاری خرده فروشی از روش “هاب” و “اسپوک” برای ارائه خدمات به مشتریان خود استفاده می‌کنند. هاب در تجارت به معنی کسب و کاری است که با هدف کسب سود تشکیل شده است و یک سازمان تجاری قانونی به رسمیت شناخته شده بر اساس قوانین است.
هاب یا دفتر خانه مرکزی، با انجام بسیاری از عملکرد های اداری به سایر شعبه ها و دفاتر زیر شاخه سازمان خدمت می کند. مدل مرکز توزیع، به روشی اشاره دارد که در آن یک “دفترخانه” متمرکز وجود دارد. همه چیز یا از آن دفترخانه سرچشمه می گیرد یا برای توزیع به مصرف کنندگان به آن جا ارسال می شود. از دفترخانه مرکزی، برای پردازش و توزیع بیشتر به سمت مکان های کوچک تر به نام اسپوک یا شعبه که متعلق به شرکت هستند؛ استفاده می شود.
کاربرد دفاتر خانگی برای سازمان
دفتر خانگی یک شرکت سرمایه گذاری، خدمات بسیار زیادی از جمله مدیریت سبد سهام، تجزیه و تحلیل امنیت، نام تجاری و مجموعه ای از خدمات دیگر مورد نیاز را انجام می دهد و در اختیار دفاتر شعب قرار می دهد.
برای مثال، شرکت ادوارد جونز یک شرکت سرمایه‌گذاری است که به دلیل شعبه ها و دفاتر زیر شاخه سازمان متعددی که دارد بسیار مشهور است؛ به طوری که بیش از ۱۵۰۰۰ شعبه فعال در ایالات متحده و کانادا دارد. این شرکت دفتر خانه مرکزی بزرگی دارد و دفاتر شعب آن معمولاً توسط نمایندگان سرمایه گذاری اداره می‌شوند.
