حتماً برایتان پیش آمده که در مسیر رسیدن به هدفی باشید ولی تصویر واضحی از نحوه پیشرفت کارهایتان در ذهن ندارید. درست در همین زمان است که با خود خواهید گفت کاش معیار یا شخصی وجود داشت تا بتوانیم از طریق آن موقعیت خود را ببینیم و بدانیم که آیا مسیر را به درستی گذرانده‌ایم یا خیر؟ دقیقاً در حال حاضر در چه نقطه‌ای از مسیر رسیدن به هدف قرار داریم و غیره.
خبر خوب این است که چنین معیار و شاخصی در دنیا وجود دارد و ما از آن با نام شاخص kpi یاد می‌کنیم. ما در این مقاله به توضیح این موضوع که دقیقاً این شاخص چیست و چه کاربردی دارد خواهیم پرداخت. در انتهای این مطلب شما کاملاً متوجه خواهید شد که kpi چیست و چگونه می‌توانید برای اهدافتان از آن استفاده کنید.
شاخص kpi را بشناسیم
در بیشتر مواقع از شاخص kpi سازمان‌ها و ادارات استفاده می‌کنند. Kpi یا همان شاخص کلیدی عملکرد مخفف شده عبارت key performance indicator است. این متغیر که به راحتی قابل اندازه گیری است به افراد این امکان را می‌دهد تا بتوانند میزان پیشرفت سازمان در راستای رسیدن به اهداف کلیدی خود را ببینند.
ممکن است فکر کنید این شاخص فقط برای سازمان‌ها یا واحدهای اداری قابل استفاده است اما باید بگوییم که از این شاخص که میزان عملکرد خوب بودن را در اشخاص نشان می‌دهد می‌توانید برای افراد یا خودتان نیز استفاده کنید.
دوره‌های مختلف ارزیابی
در شاخص کلیدی عملکرد باید میزان فعالیت‌ها را در دوره‌های مختلف ارزیابی و بررسی کرد سپس با میزان عملکردی که در زمان‌های قبلی داشته‌اید مقایسه کنید. درست همین کار است که باعث می‌شود بتوانید تسلط خوب و کاملی بر اوضاع خود داشته باشید و به خوبی شرایط را مدیریت کنید. اگر ضعف و کاستی وجود داشته باشد می‌توانید آن را با برنامه ریزی درست کنترل و مدیریت کنید و اگر فعالیت خوب پیش می‌رود برای بهتر شدن مسیر تدبیرهایی بیندیشید.
شاخص کلیدی عملکرد kpi
با استفاده از شاخص کلیدی عملکرد kpi کاملاً شرایط فردی خودتان یا مجموعه و سازمان خودتان را تحت کنترل خواهید داشت. با داشتن کنترل کافی بر امور قطعاً پیشرفت روز افزونی در انتظار افراد یا سازمان‌ها خواهد بود.
شاخص کلیدی عملیاتی
البته به‌غیراز شاخص کلیدی عملکرد، شاخص دیگری نیز داریم به نام شاخص کلیدی عملیاتی که این دو در واقع تکمیل کننده یکدیگر هستند و باعث می‌شوند که سیستم کاری که جهت پیشرفت پروژه یا اهداف شخصی در نظر دارید به درستی پیش بروند. اگر بخواهیم ترتیبی برای اولویت بندی این دو شاخص در نظر بگیریم می‌توان شاخص کلیدی عملکرد یا همان کی پی آی را در رتبه نخست و شاخص کلیدی عملیاتی را در مرتبه دوم قرار داد.
عنوان شاخص عملیاتی
بهتر است بدانید که تفکیک این دو شاخص عملیاتی و کاربردی برای افراد و سازمان‌های مختلف متفاوت است. یعنی ممکن است سازمان یا فردی شاخصی را به عنوان شاخص عملیاتی برای خود در نظر بگیرد که آن شاخص از دیدگاه و نظر فرد یا سازمان دیگر به عنوان شاخص عملکردی محسوب شود.
چگونه از شاخص کلیدی عملکرد برای سازمان استفاده کنیم؟
اگر مدیر شرکت یا کسب و کار نوپایی هستید در اول راه بهتر است همه چیز را دقیق و هدفمند جلو ببرید. بهترین پیشنهاد برای نظم دادن به نحوه پیش رفتن کارها در سازمان یا شرکتتان است. شاخص kpi که در واقع معیار اندازه گیری است برای مشخص کردن میزان عملکرد افراد و مجموعه. اگر شاخص کلیدی عملکردی را که انتخاب می‌کنید دقیق و درست باشد به تیم و مجموعه‌تان این امکان را می‌دهد که بتوانند به درستی در راستای پیشرفت گام بردارند.
در حقیقت می‌توان گفت شاخص کی پی آی مانند قطب نما در تمام مسیر راه دقیق و درستی که می‌توان از آن طریق به هدف رسید را به تک، تک افراد مجموعه نشان می‌دهد. اما باید بدانید که شاخص عملکردی خوب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد تا بتواند به وظیفه خود به درستی عمل کند.
شاخص kpi چیست
از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که باید حتماً در انتخاب شاخص kpi در نظر بگیرید این است که واضح و روشن شاخصی که مد نظر دارید را تعریف کنید. اینکه شاخص انتخاب شده گنگ و نامفهوم باشد باعث برداشت‌های چندگانه و غلط از منظور اصلی‌تان می‌شود و همین باعث سردرگمی گروه و تیم شده. باید حتماً شاخصی که انتخاب می‌کنید به درستی تعریف شده باشد و در مرحله بعد بتوان آن شاخص را اندازه گیری نمود.
ویژگی دیگری که حتماً پیشنهاد می‌کنیم در زمان تعیین شاخص کلیدی به آن اهمیت دهید موضوع ضروری بودن و مفید واقع شدن شاخص کلیدی عملکرد است. معمولاً افراد و سازمان‌ها در انتخاب شاخص درست دچار اشتباه می‌شوند و به غلط شاخصی را انتخاب می‌کنند که برای پیش بردن اهداف و خواسته‌های شرکت یا سازمان ضروری نیستند. حتماً در هنگام انتخاب به این مورد مهم نگاهی ویژه داشته باشید.
شاخص های عملکرد kpi را اینگونه مشخص کنید
باید بدانید که شاخص kpi انواع مختلفی دارد که باید حتماً آنها را به خوبی بشناسید. با شناخت آنها می‌توانید به درستی کی پی آی را انتخاب کنید. در مرحله اول تعیین شاخص عملکرد باید حتماً هدف را به درستی انتخاب کنید. هدف اصلی یکی از ورودی‌هایی است که برای تعیین شاخص به آن نیاز داریم.
رسیدن به عملکرد عالی
مرحله دوم که در تمام فرایندها پس از انتخاب هدف باید به آن بپردازیم نحوه رسیدن به هدف است. در واقع به نقشه مسیری نیاز دارید که بتواند به درستی در راستای رسیدن به هدف اصلی که انتخاب کرده‌اید مجموعه را هدایت کند. این مسیرهایی که تعیین می‌کنیم در واقع فرایندی است که باید برای رسیدن به عملکرد عالی و در نتیجه هدف اصلی باید طی کنیم.
بعد از انجام دقیق و درست مراحل بالا به خروجی مطلوبی که در ذهن داشتیم خواهیم رسید و این دقیقاً چیزی است که از ابتدا به دنبال آن بودیم. لازم است به این نکته اشاره کنیم که متناسب با هدف اصلی که در هر مرحله مشخص می‌کنید شاخص کلیدی نیز تغییر می‌کند؛ بنابراین هرگز این فکر را نکنید که این شاخص معیاری ثابت برای تمام فعالیت‌های کسب و کارتان است.
نتیجه گیری
شاخص kpi یا شاخص کلیدی عملکرد مخفف شده عبارت key performance indicator است. متغیری قابل اندازه گیری است و به افراد یا سازمان‌های مختلف این امکان را می‌دهد تا بتوانند میزان پیشرفت مجموعه و تیم را در راستای رسیدن به اهداف اصلی خود ببینند.
با انتخاب درست شاخص کلیدی عملکرد می‌توانید شرکت و کسب و کارتان را در مسیر درست رسیدن به اهداف قرار دهید.
