نکاتی درباره نوشتن چک لیست ها: آشنایی با نکاتی از ۱۵ مشاغل پر رونق

در سال 1863، ادوارد بولور لیتن به ضرب المثل ” قلم برنده تر از شمشیر است” پی برد.

بولور لیتن در این جمله به نگارش خوب و تاثیر آن بر برقراری ارتباط موثر اشاره دارد و آن را از قدرتمند ترین ابزار ها معرفی می کند. آنقدر قدرتمند که بتواند بر هر دشمنی فائق آید!

امروزه در ” تجارت مدرن ” با وجود جنگ علیه ضرب الاجل های توان فرسا، بار های شغلی به ظاهر بی انتها و رقابت تنگاتنگ در کسب کار، سخن بولور لیتن بسیار معنا دار تر جلوه می کند.

مخصوصا زمانی که قرار است برای نوشتن چک لیست دست به قلم شوید.

 

ما اینجا، در رایامارکتینگ، قصد داریم یک قدم فراتر بگذاریم و اذعان کنیم که فهرست کنترل یک سلاح مخفی است که در نیمه ی روشن ماه پنهان شده است. فهرست های کنترل بهره وری را به حداکثر می رسانند، استرس و اضطراب تا حد مطلوبی کاهش می دهند و خطاهای انسانی مخاطره آمیز را از بین می برند.

اما باید بدانید در صورتی که فهرست های کنترل به درستی تنظیم و نگارش شده باشند به هدف نهایی تان دست پیدا خواهید کرد.

پیشنهاد می کنیم مقاله کاملترین مقاله 19 نکته ای برای نوشتن چک لیست را مطالعه نمایید.

در باب چگونگی نگارش و نکات تنظیم چک لیست اطلاعاتی ندارید؟ در مورد راه و روش تان غیر مطمئن هستید؟

نگران نباشید! زیرا من شما را پوشش خواهم داد و مباحثی مانند از فهرست کنترل چه استفاده هایی می شود و آنها چرا مفید هستند را برایتان تشریح خواهم کرد، علاوه بر این قرار است از تجربیات 15 شرکت پر رونق برای کسب ترفند های نگارش و نکات تهیه چک لیست نیز ایده بگیرید:

• چک لیست چیست؟

• چرا چک لیست ها بسیار مفید هستند؟

• نکات و ترفندهای نگارش چک لیست از 15 کسب و کار پر رونق

• نگارش چک لیست : کلید ها و نکات اصلی

• برای نوشتن چک لیست با رایامارکتینگ همراه باشید!

حال زمان است به جلو حرکت کنید!

چک لیست ها چیست؟

 

چک لیست یک لیست خاص از آیتم ها، وظایف و یا فعالیت هایی است که باید انجام شوند ( و یا حداقل تعقلی در مورد آنها صورت بگیرد).پس از به انجام رسیدن هر آیتم، وظیفه و یا فعالیت، شخص کاربر فهرست کنترل را بررسی می کند تا آنها را به عنوان مورد انجام شده علامت بزند.

اگرچه فهرست های کنترل اصولاً جنبه ی شغلی دارند ( برای مثال خلبان ها بر طبق قانون مجبور به استفاده از فهرست های کنترل قبل پرواز هستند و یا یک چک لیست پیش انتشار وبلاگ زندگی نگارنده و بازاریاب محتوا را راحت تر می کند) اما می توان از آنها در برهه ی های مختلف زندگی بهره جست. به عنوان مثال، بسیاری از افراد هنگام خرید مواد غذایی و یا خوراکی از فهرست کنترل خرید چه در گوشی همراه و چه روی کاغذ – استفاده می کنند.

چرا چک لیست ها بسیار مفید هستند؟

 

دلیل اینکه سازمان های مختلف در سراسر دنیا بر روی رشد و اهمیت چک لیست ها تاکید دارند، اساساً به دلیل تاثیر بالای فهرست های کنترل در کاهش خطاهای انسانی است.

صحبت از جنگ است، بیایید به سال 1935 سفر کنیم.

در دیتون، ایالت اوهایو، تفنگداران هوایی ارتش ایالات متحده (USAAC) مسابقه ای برای سازندگان هواپیما برگزار کرد. جایزه بسیار وسوسه برانگیز بود USAAC پیشنهاد داده بود که از محصولات آژانس هواپیمایی برنده به جهت تجهیز زرادخانه خود استفاده خواهد کرد.

در آن زمان، همه معتقد بودند که هواپیمای بوئینگ برنده ی قطعی این مسابقه است.

چرا؟

زیرا هواپیمای بوئینگ مدل 299 یک هواپیمای تسلیحاتی پیشرفته بود. این هواپیما با آلیاژ ها آلومینیوم ساخته شده بود و می توانست بیش از 5 برابر بمب هایی که سپاه هوایی در نظر دارد را در خود نگه دارد و تخلیه کند. علی رغم حمل چنین باری ( در حالی که خود هواپیما 15 تن وزن دارد) می تواند فوق العاده سریع پرواز کند.

می توانست بیش از 5 برابر بمب های مورد نظر سپاه هوایی را در خود نگه دارد و تخلیه کند ، و علی رغم توانایی آن در حمل چنین باری (و همچنین وزن 15 تن خود)، می تواند فوق العاده سریع پرواز کند. حتی توسط ریچارد ویلیامز ، خبرنگار سیاتل تایمز ، لقب ” قلعه پرنده ” را گرفت.

 

اکنون، من شرط بندی نمی کنم ( البته اینکه من در سال 1935 نبوده ام بی تاثیر نیست!). اما اگر در آن شرایط بودم پولم را روی بوئینگ 299 شرط بندی می کردم.

و من همه چیز را از دست می دادم.

در پرواز ارزیابی دوم، هواپیما در حالی که خلبان آزمایشی سرگرد پلویر پیتر هیل را در راس و کارمند شرکت هوایی بوئینگ لس تاور را در فرماندهی دوم داشت- از باند به پرواز در آمد. اما پس از آن که به ارتفاع 300 فوتی رسید، به طور غیر منتظره ای متوقف شد. سپس هواپیما با یک شیرجه ناگهانی به زمین برخورد کرد.

هیل و تاور هر دو در تاریخ 30 اکتبر جان خود را بر اثر این سانحه هواپیمایی از دست دادند و بسیاری از ناظران شاهد زخمی شدن آنها بودند.

نیازی به گفتن نیست که هواپیمای 299 با واکنش سریع سپاه هوایی و رد صلاحیت جهت شرکت در رقابت روبرو شد. اقدام بعدی در جهت تشخیص دلیل خراب شدن قلعه ی پرواز که در ابتدا پیشگام بود بود.

جستجو گران دریافتند که خلبان هیل جدا کردن قفل های سطوح کنترل پرواز و درها را فراموش کرده بود. البته لازم به ذکر است، که مکانیزم قفل سطوح کنترل پرواز و درها یکی از مواردی بود که به تازگی به هواپیما ها اضافه شده بود و گام دیگری بود که به روند پیچیده پرواز قوت می داد. به هر حال، یک خط انسانی باعث سقوط هواپیما شد.

 

علی رغم سقوط هواپیما  و صدمه ی بزرگی که به برند بوئینگ وارد شد  ارتش هوایی آمریکا همچنان به پتانسیل هواپیما اعتقاد داشت. بنابراین آنها 13 فروند هواپیمای جدید B-17 که نسخه ی بازسازی شده نمونه اولیه بوئینگ 299 بود  سفارش دادند که بعد از یک سال در تاریخ 1936 ارائه شد. از نظر حرفه ی خلبانی کار با B-17 جدید بسیار شبیه به بوئینگ 299 بود حداقل در قسمت جلو و کنترل هواپیما تغییر چندانی حاصل نشده بود. اما به جای ارائه ی آموزش متفاوت برای خلبان، بوئینگ ایده ی جدیدی را ارائه داد، همانطور که بیل والتون در پست خود برای AVgeekery.com  توضیح میدهد:

بوئینگ 299 : طرح بزرگ بمب افکن بوئینگ از خاکستر خود برخاست.

” کمپانی بوئینگ در مورد علت سقوط مدل 299 تامل کرد. آنها راه حلی ارائه دادند که امروزه نیز همچنان مورد استفاده قرار می گیرد. در حقیقت، راه حل آنها را می توان در هر هواپیمایی که از زمان جنگ جهانی دوم تاکنون تولید شده است را مشاهده کرد. قطعا شما نمی خواهید بدون آن راه حل پرواز کنید.

راه حل شان چیست؟

چک لیست!

اگر در روز آن روز خلبان بوئینگ 299 یک چک لیست داشت، جدا کردن قفل های سطوح کنترل پرواز و درها را فراموش نمی کرد “. بیل والتون، بوئینگ 299 : طرح بزرگ بمب افکن بوئینگ از خاکستر خود برخاست.

در اولین ماموریت با خلبان هایی که از فهرست کنترل استفاده می کنند، 3 فروند از جدید ترین هواپیماهای B-17، به 980 کیلومتر (610 مایل) آن ور تر از سواحل آتلانتیک پرواز کردند. هر سه هواپیما در شرایط عالی به ساحل بازگشتند، بدون آنکه عیب و نقص فنی در آنها به وجود آمده باشد، چه برسد به آن که سقوط کنند!

این یک موفقیت و دستاورد بزرگ بود – و به همین ترتیب در مطبوعات به طور گسترده تبلیغ شد.

 

پس از پرواز های آزمایشی بیشتر ، برند بوئینگ که نقطه ی عطفی برای جلب اعتماد بیشتر سپاه هوایی بود همه ی خلبان ها را به یک قلم و کاغذ فهرست کنترل تجهیز کرد. سپس 100 ها هواپیمای B-17 به زرادخانه سپاه هوایی منتقل شدند.

امروزه B-17 جایگاه یک اتفاق افسانه ای را دارد. زیرا در جنگ جهانی دوم، هواپیمای B-17 موثر ترین سلاح نیروی هوایی ایالات متحده آمریکا بر علیه آلمان نازی بود. تخمین زده می شود که حدود 640،000 تن بمب از هواپیما های B-17 پرتاب شده است، که تقریبا نیمی از کل بمب هایی است ایالات متحده در طول جنگ جهانی دوم استفاده نموده است. حتی برخی ادعا دارند که B-17 بزرگترین امتیاز ایالات متحده در شکست آلمان نازی بود.

کفایت می کند اگر بگوییم، چک لیست ابزاری خارق العاده است به ویژه اگر پای خطای های انسانی در میان باشد.

اما ما در رایامارکتینگ تنها کسانی نیستیم که به انواع چک لیست به عنوان بهترین اختراع بشر می نگریم. بسیاری دیگر نیز چنین می پندارند، زیرا تاریخ 30 اکتبر را به عنوان روز چک لیست هر ساله گرامی می دارند تاریخ سقوط نمونه اولیه بوئینگ 299.

نکته ها و ترفند های نوشتن لیست چک از 15 کسب و کار پر رونق

 

اکنون که به چرایی مفید بودن چک لیست ها واقف هستید، زمان آن است که به سراغ ریزه کاری ها برویم و نکات و ترفند هایی را که برای ایجاد چک لیست های فوق العاده و بی نظیر نیاز داریم، بررسی کنیم.

در ادامه به بررسی تحقیقاتی می پردازیم که در به سطح کیفی استفاده از فهرست های کنترل مربوط می شوند. این تحقیقات، به طور خاص، از مشاغل برتر در مورد فرآیند ایجاد چک لیست، استفاده از فهرست کنترل ، ویرایش و بهینه سازی آن سوال می کند.

برخی از دیدگاه و نظراتی که منتشر کرده ایم عبارتند از:

چک لیست کارمندان: چگونه سازمانهای موفق از آنها استفاده می کنند

چگونه چک لیست وظایف یک کارمند به انجام وظایف و کنترل مهلت تعیین شده کمک می کند

ساختن لیست چک: 5 نکته برتر ما از افراد حرفه ای در سراسر جهان

الگوهای چک لیست ساده برای استفاده روزانه: توصیه شده توسط مدیران ارشد

چک لیست روزانه: 15 مزیت چک لیست روزانه از زبان کارشناسان برتر جهان

15 نکته و ترفند کشف نشده که قبلاً هرگز منتشر نشده اند همین حالا در حال بارگذاری هستند. باور کنید زمانی که من از آنها پرده برداری کردم قطعاً نمی خواهید آن موارد را از دست بدهید.

 

1. مارک اسلون مدیر عامل شرکت Context Scout

مارک اسلون، مدیر عامل شرکت Context Scout، آغازگر این مبحث است. مارک طرفدار این است که تمام امور مربوط به کار را لیست کند، سپس به ویرایش آنها بپردازد، از این رو شاهد سازماندهی و عملکرد بهتر است:

” چک لیست من برای تهیه چک لیست  انجام یک کار:

• هدف من چیست؟ چرا می خواهم این کار را انجام بدهم؟ این موارد را یادداشت کنید. این مرحله جزء مهم ترین مرحله ها است.

• تخلیه ذهن را فراموش نکنید. هر آنچه را که فکر می کنید مربوط به کار است را به صورت غیر مرتب در یک لیست بزرگ بنویسید.

• لیست را مرور کنید و هر آنچه را که ایده خوبی به نظر می رسد را انتخاب کنید و آن را در دسته بندی خود در همان لیست نامرتب قرار دهید.

• از این مرحله به بعد وارد فاز عمل می شویم. همه امور و وظایف را به یک لیست دیگر اما این بار به صورت مرتب منتقل کنید. آنها را یک به یک و با توجه به اهمیت و یا وجود وابستگی جایگذاری کنید ( برای مثال کار A می بایستی قبل از کار B صورت بگیرد). برای آن که به اهمیت هر مورد پی ببرید، به هدف خود از تهیه چک لیست رجوع کنید.

• مجددا به لیست ایده ها ( همان لیست نامرتب) نگاهی بیندازید، آیا موردی وجود دارد که به آن پرداخته نشده باشد؟ آن را نیز روی کار بیاورید.

• لیست اقدام هم اکنون یک فهرست کنترل بی نظیر است. دست به کار شوید.”

جالب است بدانید، مارک تنها شخصی نیست که ادعا می کند این روش یک روش عالی برای تنظیم و نگارش فهرست کنترل است.

2. کتی کوچا مدیر بازاریابی موسسه LawnStarter

کتی کوچا که در موسسه LawnStarter به عنوان مدیر بازاریابی فعالیت می کند نیز به شما توصیه می کند که در ابتدا از فهرست کنترل به عنوان وسیله ای برای تخلیه ذهن استفاده کنید. سپس آن را سازماندهی کنید و لیست را مجددا نگارش کنید تا کاملاً واضح و کاربردی باشد ( این تمام چیزی است که از یک فهرست کنترل میخواهید، درست است؟!)

” سازمان یافته بودن یکی از مهمترین نقاط قوت شخصیت من به شمار می آید. وقتی که من به کارکنان آموزش می دهم و همچنان آنها را رهبری میکنم، یکی از مهم ترین مواردی که به آنها ارائه می دهم, ایجاد عادت در ایشان به تهیه ی چک لیست روزانه است. هر روز صبح، قبل از شروع هر کاری، در مورد آنچه روز قبل انجام داده اید خوب فکر کنید. سپس بدون ترتیب خاصی همه مواردی ( تمام آیتم هایی که به ذهنتان خطور می کند) را که قرار است امروز تا پایان روز کاری انجام دهید، یادداشت کنید. زمانی که تخلیه مغزی تان به پایان رسید، لیست خود را با توجه به معیار اولویت بندی مجددا سازماندهی و نگارش کنید.

عمل تخلیه مغزی و یادداشت برداری از تمام آن چیزی که به ذهن خطور می کند، در حالی که سازماندهی وظایف و امور در مرحله ی دوم باشد، می تواند از بسیاری جهات مثمر ثمر واقع شده و مفید باشد. در واقع این امر می تواند به شما در تشخیص آنچه که امروز در ساعات کاری واقعاً قادر به تکمیل آنها هستید کمک کند و شما را برای روزی بعدی آماده سازد. همچنین، عمل تخلیه مغزی، امری است که با فواید درمانی و روانشناختی سروکار دارد، زیرا شما تمام آیتم که در آن صبح ذهنتان را مشغول کرده است را یادداشت می کنید با این کار هرگونه افکار منفی و یا استرس را از خود دور می کنید – و پس از آن یک تاریخ و یا زمان مشخص برای حل آن دارید. ”

3. ربکا جوان ، نویسنده و وبلاگ نویس

 

ربکا جوان، نویسنده و وبلاگ نویس آزاد، چک لیست خود با روشی مشابه به روش مارک و کتی می نویسد و ویرایش می کند. با توجه به اینکه او خود نویسنده پر مشغله ای است، بهتر است به توصیه های او در باب نوشتن چک لیست توجه کنید!

“هنگام تنظیم فهرست کنترل، در ابتدا شروع به نگارش هر قرار ملاقات یا جلساتی میکنم که در آن روز باید به آنها رسیدگی شود. به این ترتیب می توانم کنترل زمان را در دست داشته باشم تا در اضافه نمودن آیتم ها به فهرست کنترل زیاده روی نکنم. پس از آن پنج اولویت اصلی خود را یادداشت میکنم، که معیار انتخاب این 5 مورد بر اساس تاریخ و یا میزان اهمیت است. پس از انتخاب و نگارش پنج اولویت اصلی، سایر اموری که اولویت کمتری دارند اما می خواهم آنها را نیز به انجام برسانم، به انتهای لیست اضافه میکنم. اگر موفق به انجام آنها نشوم مسئله ای ندارد. اما اگر پنج اولویت اصلی خود را تکمیل کنم، دقیقا می دانم باید به سراغ چه کاری بروم.”

4. سوراب جیندال از  Talk Travel

همه اغلب ترجیح می دهند به هنگام نگارش چک لیست از نوشتن همه چیز اجتناب کنند. من خودم یکی از آنها نیستم و حتی ورای آن.  اگر در خانه تان اشخاص دیگری نیز وجود دارند که نظم و ترتیب برای آنها حائز اهمیت است، نکات بعدی از سوراب جیندال از Talk Travel برایتان مناسب است:

• زیاده روی نکنید. مواردی را در فهرست کنترل قید کنید که عملاً می توانید به آنها دست پیدا کنید.

• ایده آل خواهد بود اگر فهرست کنترل را برای 2-3 روز آماده کنید. به این ترتیب می توانید شرایط و موارد اضطراری را به آسانی کنترل کنید که در آن قادر به تکمیل نمودن یک مورد خارج از فهرست کنترل نیستید.

• در صورت امکان از ابزار های تخصصی مانند Evernote و یا Google Keep برای ایجاد چک لیست استفاده کنید. در این صورت قادر خواهید بود در هر زمان و هر جایی به آن ها دسترسی پیدا کنید و دیگر نگران گم شدن آنها نباشید.

• اگر نمی توانید تمام وظایف و امور خود را در یک فهرست کنترل انجام دهید، کار های کمتری را بنویسید. همچنان که وظایف خود را انجام می دهید می توانید موارد جدید اضافه کنید.

• همیشه به یاد داشته باشید، فهرست کنترل برای شماست. در اصل فهرست کنترل مانند یک ابزار برای شماست تا از آن به درستی استفاده کنید و بهره وری خود را افزایش دهید. شما آن را ایجاد نمی کنید چون دیگران نیز این کار را می کنند. شما چک لیست تهیه می کنید تا کار های بیشتری را به انجام برسانید.

• به خاطر چک لیست خودتان را تحت فشار نگذارید. مدیریت چک لیست بسیار مهم تر است!

5. جیمز کانزانلا ، مدیرعامل IM Nights 

 

مانند سوراب، جیمز کانزانلا که در راس مجموعه IM Nights قرار دارد نیز می گوید هنگام نوشتن چک لیست نباید زیاده روی کنید. در عوض فقط وظایف با بالاترین اهمیت را لیست کنید:

” من سالهاست از چک لیست برای اداره و کنترل تجارت آنلاین خود بهره میبرم. در واقع، من از Google Docs که نوعی چک لیست آنلاین به شمار می آید برای ایجاد چک لیست استفاده میکنم تا در هر شرایطی قابل بررسی و یا ویرایش باشند. با این اوصاف، یکی از مهم ترین نکاتی که من در تهیه چک لیست آن را حتما رعایت میکنم این است که تنها کار های مهمی که باید حتما انجام شوند را یادداشت میکنم. برای من، فهرست کنترل مانند مجموعه ای از وظایف مهم است که بزرگ ترین رشد ها را برای تجارت آنلاین من فراهم می کند. با در نظر گرفتن این موارد تنها روی کار های مهم متمرکز می شوید و وظایفی را فقط وقت شما را می گیرند را کنار می گذارید”

6. رحیل چودری از Eye7

رحیل چودری از Eye7 نیز چنین می پندارد که نباید چک لیست هایتان را از اطلاعات و موارد غیر ضروری اشباع کنید:

” ساده بگیرید. افراد اغلب تمایل دارند در تنظیم چک لیست زیاده روی کرده و موارد بیشماری را به آن اضافه کنند، چه بسا که چک لیست شاید به یک مینی مقاله تبدیل شود!

فهرست کنترل را به بخش های قابل هضم ( منظور قابل انجام و یا دسترسی ) تقسیم کنید، فعالیت های مشابه را ادغام و برای آنها یک تایم پیوسته در نظر بگیرید. ایجاد یک طومار بلند بالا را متوقف کنید و آن را مختصر نگه دارید.

توجه به این نکته می تواند ترس مردم را نسبت به استفاده از فهرست کنترل از بین ببرد و آنها را به تکمیل موارد موجود در فهرست کنترل تشویق کند، همچنان که آنها راحت تر هستند و زمان کمتری را می طلبند.”

7. هیدی مرتلیخ مدیرعامل No Physical Term Life

 

شخص بعدی هیدی مرتلیخ است مدیرعامل No Physical Term Life   با 5 نکته ی طلایی! ( اگر یک لیست ویژه می خواهید مورد اول را به خوبی مطالعه کنید): ”

1. در تهیه لیست نهایت شفافیت را به کار ببرید. دقیقا آنچه را که می خواهید به انجام برسانید یادداشت کنید. به عنوان مثال به جای ” تمیز کاری محیط کار”  عباراتی مانند ” رسیدگی به اسناد بایگانی” و یا ” تمیز کردن میز و صندلی” را در فهرست کنترل نگارش کنید. از یک اپلیکیشن، تقویم آنلاین و یا از یک کاغذ ساده برای مراجعه به فهرست کنترل تان بهره ببرید.

2. بهتر است فهرست های کنترل قابل ردیابی باشند. فهرست های کنترل قابل ردیابی عمر بیشتری دارند. برای نظارت بر پیشرفت روزانه، هفتگی و ماهانه از یک اپلیکیشن مخصوص و یا تقویم بهره ببرید.

3. برای خود یک “راهنما-برای-مسئولیت” پیدا کنید. یک شخص هم سن و سال می تواند مانند یک راهنمای واقعی برای شما باشد. تاثیر مثبت یک همراه خوب باعث خواهد شد فهرست های کنترل تان را به نحو احسنت تنظیم و تکمیل کنید. این شخص می بایستی معتمد باشد، بهترین ها را برای شما در نظر بگیرد و درک کاملی از آنچه که می خواهید انجام دهید داشته باشد.

4. در تنظیم و نگارش فهرست کنترل از نهایت منطق استفاده کنید. گرچه ممکن است نگارش یک فهرست کنترل دیوانه وار هیجان انگیز به نظر برسد، اما شاید باعث ایجاد ناامیدی و یا دلسردی شود.

5. به فهرست های کنترل تان ایستگاه های سرگرمی اضافه کنید. قدرت اراده چندی طول نمی کشد. از این رو، هنگامی که اراده فروکش می کند، باز هم برای خنده و شاد بودن دلایلی پیدا خواهید کرد تا بتوانید فهرست های کنترل تان را ادامه دهید.”

 

8. دانیلا فلورس بنیانگذار I Like to Dabble

دانیلا فلورس بنیانگذار I Like to Dabble نیز یکی از اشخاصی است که دوست دارد کارهایش را با چک لیست انجام دهد. او هر روز صبح دو عدد فهرست کنترل تنظیم می کند؛ یکی از آنها برای وظایفی با اولویت بالا و دیگری برای مواردی با اولویت پایین است:

” من در واقع هر روز کاری را با یک فهرست کنترل شروع میکنم. نکته ای که من به آن دست یافته ام نتایج مثبت استفاده از 2 فهرست کنترل است. فهرست کنترل شماره 1 برای وظایفی هستند که اولویت بالاتری ( 3 الی 5 مورد) نسبت به بقیه وظایف دارند که این امور باید فوراً انجام شوند. فهرست کنترل بعدی برای مواردی است که می دانم باید تکمیل شوند اما تاریخ انجام آنها لزوماً نباید امروز باشد، بلکه آنها را می توان به روز ها و یا هفته های آتی موکول کرد.

هنگام شروع روز، در ابتدا با تکمیل فهرست کنترل اول که در آن موارد ضروری یادداشت شده است شروع میکنم که این استارت بسیار کارساز است. اگر بتوانم لیست اول را در یک روز تکمیل کنم، قادر خواهم بود به سراغ لیست دوم بروم، برخی از موارد آن لیست را نیز به انجام برسانم و در بازی جلو بزنم!

فهرست کنترل یک تحول بزرگ و انقلابی شگرف در حرفه و نحوه ی کار من ایجاد کرده است، زیرا من اغلب آنچه را که در ذهنم بود انجام می دادم و موارد دیگر را فراموش می کردم. نوشتن تمام آن چیزهایی قرار است انجام شود به کمک می کند تا مسیر خود باقی بمانم؛ حتی به نحوی من را به سمت بهبود و پیشرفت سوق می دهد. هر چه بیشتر وظایفم را انجام می دهم، می توانم درک و دیدگاه بهتری در مورد آنچه قرار است انجام شود داشته باشم. همچنین من چنین دریافته ام که هر چقدر بهره وری بالاتری داشته باشم، اوقات فراغت بیشتری خواهم داشت، به جای آنکه مرتّباً به دنبال زمان بیشتر بدوم!”

9. کلوئه بریتین صاحب منصب Opal Transcription Services

 

در باب عملکرد سیستماتیک چک لیست ها، کلوئه بریتین مدیرعامل Opal Transcription Services، نوشتن و سازماندهی فهرست کنترل را به سطوح بالاتری هدایت می کند:

” ترفند مورد علاقه ی من برای فهرست های کنترل به ویژه فهرست های کنترل پیچیده و گسترده  اختصاص برچسب های خاص برای هر مورد است، این روش به شما این امکان را می دهد که کل موارد موجود در فهرست کنترل را با پارامتر های بسیار خاص فیلتر کنید. برای مثال شما می توانید از برچسب هایی مانند سطح اولویت، بخش یا شخص مسئول برای انجام کار و یا اینکه آن مورد در چه مرحله ای قرار دارد و … استفاده کنید.

من همیشه فهرست های کنترلم را به گونه ای تنظیم و برنامه ریزی میکنم که دستکاری آنها راحت و آسان باشد. به این ترتیب قادر خواهم بود مجددا فکر کنم، مواردی را حذف و اضافه کنم و ویرایش های مکرر انجام دهم. هیچی چیزی روی سنگ نگارش نشده است! در استفاده و تنظیم چک لیست انعطاف پذیری حرف اول را می زند.

بهترین توصیه من برای نوشتن چک لیست این نیست که وظایف و فعالیت هایتان را لیست بندی کنید، بلکه توصیه میکنم نتیجه ی دلخواه را که پس از تکمیل هر مورد عایدتان می شود را نیز بنویسید. به این ترتیب شما قادر خواهید بود به راحتی موارد را اولویت بندی کنید و انگیزه ی کافی برای تکمیل موارد بیشتر فهرست کنترل را داشته باشید!”

10. ست روچ

اگر فوق العاده سیستماتیک و متدیک هستید، ممکن است چک لیست ها را با کتابچه راهنما اشتباه بگیرید! البته ست روچ نیز چنین فکر می کند و قرار است روش های تنظیم و مراحل نوشتن چک لیست هایش را در اختیارمان قرار دهد:

” من شخصاً ترجیح می دهم که فهرست کنترل را به عنوان کتابچه راهنما در نظر بگیرم. زیرا هدف از تهیه چک لیست ایجاد سیستمی منظم است که در آن سیستم باید هر کسی بتواند به وظایف خود رسیدگی کند.

همچنین فهرست کنترل به عنوان یک محرک عمل می کند. فهرست کنترل و یا کتابچه راهنما کمک می کند تا موفقیت های به دست آمده و پیشرفت ها برای اشخاص قابل لمس تر باشد. شخص فاعل همچنان که لحظات پایانی یک پروژه و یا فعالیت را لمس می کند، انرژی بیشتری می گیرد و تقویت می شود.

امور و کارها را به بخش های ساده تر تقسیم کنید. دستورالعمل IKEA برای راه اندازی آنچه خریداری کرده اید را به عنوان فهرست کنترلی در نظر بگیرید که شخصی باید بر طبق آن در صدد انجام و یا تکمیل یک فرآیند باشد.

وظیفه مثال: نان تست

– نان را پیدا کرده و روی پیشخوان قرار دهید.

– توستر را پیدا کرده و کنار نان روی پیشخوان قرار دهید.

– پریز و دوشاخه توستر را پیدا کنید و آن را به پریز بزنید. ( یک عکس قرار دهید و یا توضیحات بیشتری در مورد پریز و دوشاخه نگارش کنید.)

– هنگامی که توستر به درستی به پریز وصل شد، یک تکه نان بیرون بیاورید. ( اگر نان قطعه قطعه نشده باشد، دستورالعمل های بیشتری را اضافه کنید.)

– یک تکه نان را در شکاف مخصوص توستر قرار دهید.( یک عکس تهیه کنید و یا جزئیات بیشتری در مورد قرار دادن نان مانند قرار دادن یک تکه نان در یک شکاف، خم نشدن نان، صاف نگه داشتن آن و یا … ارائه دهید.)

– هنگامی که نان درون توستر قرار گرفت، به کمک دکمه ی توستر آن را روی سطح 4 تنظیم کنید.( یا کم / متوسط / زیاد و غیره )

– اهرم توستر را فشار دهید تا زمانی که صدای کلیک دهد و دکمه بیرون نپرد.

– دست خود را کنار بکشید و سپس منتظر گرم شدن و آماده شدن نان تست باشید.

– ( اگر موارد فوق کارساز نبود، موارد دیگری را رد ارائه دهید.)

– پس از تکمیل فرآیند برشته شدن نان تست، آن را بردارید و برای مرحله ی بعدی از آن استفاده کنید( به احتمال زیاد آن را بخورید!)

این دستورالعمل می توانست کل این صفحه ی وب را در بر بگیرد. با این حال، فهرست کنترل امکان عملکرد ساده و دانش لازم به جهت اینکه چه چیزی چه زمانی قرار است طبق دستورالعمل انجام شود را فراهم می کند.”

11. دیو رید از Home Studio Today

 

فرقی ندارد که شما چک لیست تان را مانند یک کتابچه راهنما تنظیم می کنید و یا از طریق تخلیه ی ذهنی به نگارش آن می پردازید، هدف ما از مصاحبه با دیو رید از Home Studio Today انتخاب اوست، زیرا وی استفاده از اپلیکیشن های چک لیست مدرن را به روش های دیگر ترجیح می دهد:”

• یک نرم افزار و اپلیکیشن خوب پیدا کنید و زیر و بم آن را یاد بگیرید، سپس می توانید از آن چک لیست دیجیتال بهره های بسیاری ببرید. من اغلب افرادی را می بینم که در مسیر شغلیشان از سکویی به سکوی دیگر می پرند و کماکان سعی دارند تمام یادداشت ها و پرونده هایشان را مرتب نگه دارند و این امر بسیار سرسام آور است! یک نرم افزار مناسب پیدا کنید که بتوان در آن داده های مختلف را ذخیره کرده و تمام نکات و یادداشت ها را یکجا نگهداری کرد. زمانی که تایم کمتری برای بررسی کار بعدی خود صرف می کنید، در حقیقت تایم بیشتری برای انجام همان وظیفه و یا کار خواهید داشت.

• لیست هایتان را با توجه به نوع وظیفه سازماندهی کنید، سپس جزئیات را به همان اندازه ی که برای تکمیل کار لازم است به لیست اضافه کنید. نرم افزار های چک لیست مدرن به شما این امکان را می دهد که اسناد و پیوند های مورد نیاز را در کنار فعالیت مربوطه اش جایگذاری کنید، بنابراین نیازی نیست وقت خود را برای جستجوی منابع و مراجع قبلی تلف کنید.

• در ابتدا و انتهای روز چند دقیقه وقت خالی کنار بگذارید، به این ترتیب می توانید فهرست های کنترل تان را مرتب و ادغام کنید. اگر فقط چند دقیقه از پایان روز کاری ام باقی مانده باشد، ممکن است وقت کافی برای تکمیل کاری را نداشته باشم، اما قطعاً قادر خواهم بود خودم را برای فردای آسان تری آماده کنم.

• بهتر است هر جلسه را با یک فهرست کنترل خالی شروع کنید. ممکن است در نهایت نیازی به آن سند خالی نداشته باشید، اما امکان اینکه بخواهید یک مورد و یادداشتی را ثبت کنید نیز وجود دارد.

• هنگامی که می خواهید کار های و فعالیت های بزرگ را به فهرست کنترل اضافه کنید، آنها را به چندین فعالیت کوچک تر تقسیم کنید. این امر باعث خواهد شد وظایف قابل کنترل بوده و دستیابی بهتری داشته باشند. حتی بعد ها می توانید آن را به عنوان ” روش عملیاتی استاندارد ” ثبت کنید.

• به هیچ عنوان فهرست های کنترل تان را حذف نکنید، همیشه سعی کنید آنها را در بایگانی تان نگه دارید. شما نمی دانید چه زمانی ممکن است مجبور به انجام یک فعالیت مشابه شوید و به همان ترتیب از یک لیست قدیمی کمک بگیرید.”

12. آلکا شانک بنیانگذار Bite Sized Kitchen

 

ما با آلکا شانک بنیانگذار Bite Sized Kitchen بسیار موافقیم، چرا که او استفاده از یک نرم افزار تجاری به عنوان چک لیست را ایده ی خوبی می داند:”

– فهرست کنترل را روی چیزی که ممکن است آن را گم کنید و یا در مکان دیگری جا بگذارید ننویسید! من در گذشته فهرست های کنترل زیادی تنظیم کرده ام و همیشه آنها در خانه و یا محل کار فراموش میکنم و یا بدتر از آن، آنها را گم میکنم.

– فهرست کنترل تان باید به راحتی قابل دسترسی باشد تا بتوانید موارد را در طول روز اضافه کنید و یا خط بزنید. یک فهرست کنترل قابل دسترس امکان اولویت بندی وظایف تان را نیز فراهم می کند.

– اگر شغل شما نیازمند یک تلفن همراه است که در تمام طول روز نزدیک تان باشد، از یک نرم افزار در تلفن خود برای نگارش فهرست کنترل استفاده کنید.

– اگر فشار و اضطراب و ناشی از کار شما را عاصی کرده است ، نوشتن چک لیست کمک فوق العاده ای برای شماست!  مشاهده یکجا همه کار ها و وظایفی که باید انجام شوند، به ما این امکان را می دهد تا در روز کنترل بیشتر و تمرکز بهتری روی فعالیت هایمان داشته باشیم.”

13. برایان پاتمن از 9Sail

 

برایان پاتمن از 9Sail، استفاده از چک لیست ها را با افزایش حس مسئولیت پذیری موازی می داند و پیشنهاد می کند که تنظیم چک لیست هایتان را به صبح زود موکول کنید:

” شرکت ما برای آنکه از به انجام رسیدن سفارشات و امور مربوط به مشتری اطمینان حاصل کند، از برخی فهرست های کنترل روزمره بهره می برد. به این ترتیب، ما روز را با برگزاری یک جلسه صبحانه روزانه کلید می زنیم که در آن همه افراد اولویت های اصلی روزانه خود را مشخص و در طول روز در صدد تکمیل آنها بر می آیند.

در جلسه ی صبحانه ی روز بعد، تمامی پرسنل فهرست کنترل جدید تنظیم می کنند، کار های ناقص روز قبل را به آن منتقل و همچنین موارد جدید به آن اضافه می کنند. ما معتقدیم، تنظیم چک لیست ها به هر یک از اعضای تیم کاری این اجازه را می دهد تا بر تمامی اموری که در کل سیستم شغلی جاری است واقف بوده و نسبت به وظایفی که بر دوش آنهاست پاسخگو باشند.”

14. آبیر سید از Upcounting.com

آخرین نکته ای که برای نوشتن چک لیست را آبیر سید از Upcounting.com ارائه می دهد. از آنجایی که نوشتن چک لیست مقداری دلهره آور به نظر می رسد، آبیر پیشنهاد می کند که با پیشرفت کار چک لیست تان را تهیه کنید:

” تمام حرف من این است اگر شما یک روند و فعالیت تکرار شونده دارید و می دانید که می توان آن را در یک عدد فهرست کنترل گنجاند، اما هرگز نمی توانید وقت خود را برای ایجاد چک لیست اختصاص دهید، سعی کنید با پیشرفت کار آن را تنظیم کنید.

دفعه ی بعدی که می بایستی مجموعه وظایف مربوط به همان فرآیند تکراری را انجام دهید، مجموعه ای از یادداشت ها را نگه دارید و هر مرحله ای را به اتمام می رسانید جزئیات آن را مستند کنید. همچنین بهتر است در همان ابتدا از سطوح بالاتر شروع به نگارش جزئیات کنید نه اینکه بلافاصله وارد جزئیات کم اهمیت شده و ارزش فهرست کنترل را پایین بیاورید. علاوه بر این، همیشه می توانید دفعه ی بعدی که مراحل را طی کردید، یادداشت هایتان را بهبود ببخشید. این امر شما را از  وظیفه ی “ساختن چک لیست ” که ممکن است به لیست کارهایتان اضافه شود، نجات می دهد.”

15. براین الیزابت بونینو از Bryn Elizabeth Co

 

براین الیزابت بونینو ، متخصص بازاریابی دیجیتال شرکت Bryn Elizabeth Co، به این داستان خاتمه می دهد! اگر احساس فرسودگی شغلی دارید، داستان شخصی براین به شما کمک خواهد کرد تا تنظیم چک لیست مربوط به حرفه خودتان را کلید بزنید، متاسفانه، فرسودگی شغلی برای هر کسی ممکن است اتفاق بیفتد اگر بار های کاری به درستی مدیریت نشوند:

” من همیشه از فهرست کنترل استفاده میکنم. من قبلاً جزئیات فهرست کنترل را در باب اینکه چه کارهایی، برای چه پروژه ای و در چه زمانی باید انجام شوند را در نظر می گرفتم. اما این مسئله برای من قدری طاقت فرسا میشد مخصوصاً زمانی که بسیار مشغول بودم. زمانی که نمی توانستم امور را به انجام برسانم، احساس ناامیدی شدید می کردم و برای مدتی به فهرست کنترل نگاه نمی انداختم.

اکنون چک لیست هایم را در Google Sheet تنظیم و نگهداری میکنم و هر وظیفه را به یک دلیل فلسفی بزرگ تری گره می زنم که چگونه این کار باعث خواهد شد جهان به مکان بهتری تبدیل شود. همچنین من برای هر مورد یک تاریخ مقرر تعیین میکنم و اگر در آن تاریخ میسر نشد دلیل آن را یادداشت میکنم.

من امور و وظایفم را به صورت هفتگی برنامه ریزی میکنم که چه کارهایی در این هفته قرار است انجام شود. در پایان هفته به وظایف و فعالیت های پیش رو نگاه میکنم و تصمیم می گیرم که در هفته آینده چه کارهایی باید انجام شود.

به این ترتیب، من دائماً در حال رشد و یادگیری در مورد آنچه توانایی اش را دارم هستم. انگیزه ی بیشتری دارم زیرا می دانم جهان را به سمتی هدایت میکنم که مکان بهتری باشد. همچنین هنگامی که در امر مدیریت به صورت استراتژیک عمل میکنم، حس کنترل و آرامش بیشتری به من القا می شود.”

هی!

این 15 ترفند مجموعه ای از دانش و تحقیقات ماست. ما، در رایامارکتینگ، تماماً سعی داریم اطلاعات خاص و ویژه ای در اختیار مخاطب قرار دهیم.

اما اگر پس از خواندن این مطلب به این فکر رفته اید که ” همه این ترفند ها و تجربیات خوب بودند، اما هسته اصلی، مهم ترین نکات و راهکار ها برای تنظیم چک لیست چیستند؟” هیچ نگران نباشید!

در بخش بعدی نکات اصلی را برای راحتی شما استخراج نموده ایم

مراحل ایجاد چک لیست: کلید ها و نکات پایه

 

من کار را برای شمایی که برای تنظیم چک لیست دل در دلتان نیست سهل نموده ام و نکات کلیدی ذکر شده را در از 15 کسب و کار پر رونق برایتان جمع آوری کرده ام.

این نکات کلیدی در باب مراحل تنظیم چک لیست شما را در جهت حفظ بازخورد شغلی خود، کاهش استرس و اضطراب، جنگ در برابر ضرب العجل های سخت و ایستادگی در مقابل حجم کار زیاد مقاوم تر می کند، تا هیچ طوفان سهمگینی توان جنگ با شما را نداشته باشد!

بدون هیچ معطلی…

وظایف خود را یادداشت کنید  (جایی امن)

 

داشتن یک چک لیست ذهنی هیچ فایده ای ندارد همه چیز را فراموش خواهید کرد، پس بهتر است آنها را در قالب فیزیکی نمایان کنید. اما آنها را در پشت آن قبض های قدیمی که چند ماهی ته جیبتان بوده است ننویسید یا حتی روی آن کاغذ اضافی روی میزتان! تکه کاغذ های کوچک مستعد گم شدن و یا قاطی شدن بین کاغذ های دیگر در کشو ها هستند و یا حتی ممکن است اشتباهی سر از سطل آشغال در بیاورند.

آن را کوتاه و مختصر نگه دارید 

وقتی نوبت به تنظیم و نگارش چک لیست می رسد، اصل اختصار را فراموش نکنید. مهم نیست که چک لیست تان به شما در پیشبرد یک روند خاص کمک می کند و یا به کار های روزانه تان اختصاص دارد، مطمئن شوید آنچه که به فهرست کنترل انتقال می دهید به راحتی قابل فهم باشد و نظر دیگران مانند همکاران، دوستان و یا اعضای خانواده در کنارتان هستند نیز منطقی به نظر برسد.

آن را قابل کنترل کنید 

 

مطمئنا شما جیغ را دیده اید. آیا می دانید این مرد در نقاشی جیغ می کشد زیرا او فقط به چک لیست خود نگاهی انداخته است که در آن بیش از 100 وظیفه وجود دارد؟ خوب شاید این تمام ماجرا نباشد (شاید به نحوی حقیقت نیز باشد ). داشتن یک چک لیست طولانی و بلند بالا هر کسی را می هراسند. فهرست های کنترل تان را قابل کنترل تنظیم کنید.

آن را انعطاف پذیر نگه دارید 

با توجه به نکته ی فوق، چک لیست ها می بایستی انعطاف پذیر باشند به خصوص لیست های مربوط به فرآیند ها. چه کسی می داند چه زمانی ممکن است فهرست کنترل نیازمند تغییراتی مانند افزودن، تغییر و یا حذف مرحله و یا کاری باشد؟! انعطاف پذیری به شما در حفظ چابکی نیز کمک می کند.

در طول روز از چک لیست استفاده کنید 

 

اکنون، در حال بررسی یکی از نکاتی هستیم که تمامی مشاغل با آن متّفق القول هستند، و آن نکته این است که روز خود را با یک چک لیست شروع کنید. نه تنها این نکته، بلکه آن در مورد استفاده از چک لیست در طول روز، علامت زدن و تکمیل آنها نیز مسر هستند. فهرست های کنترل عملکرد بهتری را برایتان فراهم می کنند اگر مرتّباً به آنها نگاهی بیندازید و آن را به عنوان یک راهنما در نظر بگیرید.

از نرم افزار چک لیست استفاده کنید! 

نوشتن و تنظیم چک لیست باید سریع، ساده و بدون درد باشد. شما قطعاً نمی خواهید تمام ساعات کاری و تایم روزانه خود را برای نوشتن چک لیست صرف کنید بلکه می خواهید وظایف تان را آنها چک کنید! به این ترتیب، برای نگارش و تنظیم چک لیست های کارآمد تر از انواع نرم افزار ها و برنامه های تخصصی استفاده کنید.

خودتان می خواهید طراحی چک لیست را امتحان کنید؟

(مخاطبان گرامی در نطر داشته باشید در زمینه محتوا شرکت رایامارکتینگ با  بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا

و همچنین تولید محتوا سئو شده

میتواند شما را در این امر یاری کند.)