هر سازمان و شرکتی برای رشد کسب و کار خود به یک سیستم اصولی یا تعدادی قوانین احتیاج دارد. قوانین به کارکنان و حتی مدیران، راه درست را نشان داده و از هرج و مرج جلوگیری خواهد کرد. برای انجام چنین کاری لازم است به یک ساختار سازمانی بسیار خوب و دقیق دست پیدا کنید. اگر نمی دانید منظور از ساختار سازمان چیست، در ادامه مطلب به طور دقیق برایتان بررسی خواهیم کرد تا با بهره گیری از آن، همواره به رشد و پیشرفت خود ادامه دهید.
ساختار سازمانی چیست
به طور کلی به یک سیستم دقیق و به روز که نحوه فعالیت و انجام کار های یک سازمان یا شرکت را به طور دقیق جهت رسیدن به اهداف بلند یا کوتاه مدت معین می کند، ساختار سازمانی می گویند. موارد بسیاری در زیر مجموعه آن قرار می گیرند. به عنوان مثال تمام مسئولیت ها، وظایف، نقش ها و عنوان ها در یک سیستم هدفمند مشخص خواهد شد تا بدین وسیله، هدف تمام کارکنان مشخص بوده و برای موفقیت کسب و کار و سبقت گرفتن شرکت از رقبا یا رسیدن به اهداف معین، به طور هماهنگ حرکت کنند.
از دیگر ویژگی های ساختار سازمان درست، می توان به نحوه جریان پیدا کردن اطلاعات لازم در میان سطوح مختلف شرکت اشاره کرد. برای نمونه، اگر ساختار شرکت شما متمرکز باشد، تمام اطلاعات لازم از بالا به سمت پایین جریان پیدا خواهند کرد. اما اگر با یک سازمان غیر متمرکز رو به رو باشید، تمام اطلاعات از بخش های مختلف ارائه خواهد شد. به عبارتی قدرت تصمیم گیری در میان قسمت های مختلف پخش می شود و دیگر نظم مشخصی نخواهد داشت. به همین دلیل است که ساختار سازمانی می تواند در متمرکز ماندن شرکت و عدم گمراهی کارکنان بسیار موثر واقع شود.
شناخت دقیق ساختار سازمان
می توان گفت که کسب و کار های کوچک و بزرگ، از ساختار سازمانی جهت تمرکز بالا تر بهره می برند. اغلب با معین کردن مراتب مشخصی در سازمان خود شروع می کنند. به زبان ساده تر، وظیفه هر شخص در سازمان و نحوه همکاری او را مشخص خواهد کرد تا هر فردی به ازای خود، نقش مشخص و دقیقی را برای رسیدن به هدف مشترک سازمان داشته باشد.
چنین سیستمی، چگونگی تشکیل شرکت یا سازمان را مشخص کرده و مسیر دقیق را جهت پیشرفت و سبقت از رقبا، در مقابل شما قرار خواهد داد. جهت نشان دادن ساختار سازمان به صورت بصری، اغلب از نمودار یا اهرم استفاده می کنند. در نمودار ذکر شده، افرادی که قدرتمند تر هستند در صدر قرار گرفته و افرادی با قدرت کم تر پایین تر قرار خواهند گرفت.
عدم وجود ساختار سازمانی چه مشکلاتی را به وجود می آورد
در صورت نبود ساختار سازمانی ممکن است در شرکت هرج و مرج ایجاد شود و تمام کار ها با مشکل مواجه شوند. به عنوان مثال ممکن است کارمندان ندانند که گزارشات خود را باید به چه کسی تحویل دهند و در نهایت اطمینان خود را نسبت به مسئولان از دست بدهند که این مشکلی بسیار بزرگ در آینده خواهد بود. در صورت مشخص کردن یک سیستم درست، همه افراد تشویق به کار شده و سعی می کنند گزارشات و عملکرد موثر تری را به مسئول خود ارائه دهند تا به پیشرفت خودشان و به پیشرفت سازمان کمک شایانی کنند. در این شرایط، هر فردی احساس مفید بودن داشته و می تواند نقش خود را در پیشرفت شرکت به وضوح مشاهده کند.
انواع ساختار سازمان
به طور کلی می توان ساختار سازمان را به دو دسته
- متمرکز و
- غیر متمرکز تقسیم کرد.
ساختار متمرکز به ساختاری گفته می شود که تمام سلسله مراتب به روشنی مشخص شده است. شما می توانید از صدر جدول تا انتهای جدول را به روشنی تشخیص دهید و وظایف هر یک را درک کنید. در نهایت نیز نقش هر یک را در رسیدن به اهداف شرکت مشخص کنید. به طور کلی در نمونه های متمرکز، همه چیز به روشنی بیان شده و جای هیچ شک و تردیدی وجود نخواهد داشت.
ساختار غیر متمرکز نیز گاهی اوقات ممکن است سازنده باشد. به عنوان مثال شرکت جانسون اند جانسون به دلیل ساختار غیر متمرکزی که دارد، شهرت پیدا کرده است. به این صورت که هر کارکنی صرفا وظایف مشخص شده ای را دنبال نمی کند. با این حال، شرکت هایی که دارای ساختار سازمان غیر متمرکز هستند نیز، شامل سلسله مراتب داخلی می باشند. به عنوان مثال سطح کارمندان و قدرت آن ها نسبت به یکدیگر بسیار متفاوت است.
ساختار های کوچک تر
پس از تقسیم بندی کلی، لازم است به تقسیم بندی های کوچک تر نیز دقت کنید.
- به عنوان مثال یک سازمان می تواند به صورت تابعی تقسیم بندی شود. یعنی افراد مختلف با توجه به تخصص خود در گروه های مختلف قرار گیرند.
- تقسیم بندی چند بخشی نیز با توجه به پروژه ها و محصولات تولیدی میان کارکنان صورت خواهد گرفت.
- در نهایت نیز تقسیم بندی تیمی بسیار رایج است که با در نظر گرفتن تخصص افراد، در تیم های مختلف اما به هم پیوسته قرار می گیرند تا در مسیر رشد و پیشرفت قدم بردارند.
نتیجه گیری
اگر می خواهید روز به روز از رقبای خود پیشی بگیرید و به اهداف تعیین شده برای شرکت خود برسید، ساختار سازمانی را جدی گرفته و تقسیم بندی مناسبی را با توجه به خدمات و محصول خود انتخاب کنید.
