برگزاری جلسه برای هر کسب و کاری، جزو ارکان مهم است. اگر جلسه مفید و موثری داشته باشید و به درستی اداره شود، می تواند برای کسب و کار کوچک شما بسیار ارزشمند باشد. یک جلسه مفید باید همه افراد حاضر را درگیر کند و موجب شود که در انتها تصمیم هایی اجرایی بگیرند و گام های بعدی را ترسیم کنند. در این مطلب از بیزون چند مرحله برای برگزاری یک جلسه مفید و موثر را یاد بگیرید.
۴ نکته برای داشتن جلسه ای مفید
- دستور کار ایجاد کنید
هر جلسه ای که برگزار می کنید باید هدف مشخصی داشته باشد. یک دستور کار به شما و حاضران اجازه می دهد تا در مورد موضوعات مورد بحث و هدف کلی جلسه مطلع شوید. ممکن است لازم باشد جلسه ای ترتیب دهید تا در مورد مشکلی که شرکت با آن روبرو است مشاوره بگیرید ، تصمیم بگیرید یا یک برنامه عملیاتی تهیه کنید. سعی کنید از جلسات دورهمی برای اطلاع از کارها دوری کنید ، زیرا معمولاً هدف مشخصی ندارند و می توانند با یک ایمیل جایگزین شوند. همچنین باید فقط برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات از برگزاری جلسه خودداری کنید ، مگر اینکه این اطلاعات حساس باشد و نباید از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته شود. اگر اطلاعات محرمانه و حساسی دارید که نمی توانید با ایمیل یا رسانه های اجتماعی با هم مطرح کنید، می توانید ترتیب یک جلسه مفید را بدهید.
در طول جلسه ، طبق دستور کار پیش بروید. اگر کسی مطلبی را که در دستور کار قرار ندارد مطرح کرد ، تصدیق کنید و خارج از جلسه در مورد آن بحث کنید. اگر اجازه دهید هر مکالمه خارج از موضوعی بالا بگیرد، به راحتی هدف اصلی جلسه در حاشیه قرار می گیرد و فراموش می شود. در صورتی که افسار امور از دستتان خارج شود، بعدا ممکن است نتوانید به اهداف جلسه برسید و زمان کافی برای آن موضوع مهم نداشته باشید. هر طور شده سعی کنید افراد را در چهارچوب بحث نگه دارید و سعی کنید از دل همین صحبت ها جلسه رو به سمت واقعی پیش ببرید. اگر موضوع مهم دیگری در جلسه مطرح شد به حاضرین این قول را بدهید که حتما در جلسه یا شرایط بهتر دیگری به این موضوع رسیدگی می کنید و به این ترتیب یک جلسه مفید را اداره خواهید کرد.
سعی کنید مهارت ارتباطی خود را به عنوان یک مدیر موفق بالا ببرید و با همه کارندان ارتباط چشمی موثری داشته باشید. متکلم وحده نباشید و سعی کنید همه افراد را در بحث شرکت دهید. برای داشتن رضایت کارکنان بین نیروها فرق قایل نشوید و اوضاع را تحت کنترل داشته باشید.
-
لیست شرکت کنندگان را کاملا موشکافی کنید
با دقت در نظر بگیرید که چه کسی واقعاً باید در جلسه شرکت کند. وقتی یک کسب و کار کوچک هستید ، دعوت از همه کارمندها منطقی به نظر می رسد اما همیشه لازم نیست. در عوض ، تعداد حاضران را به افرادی که به طور فعال درگیر اوضاع هستند ، محدود کنند و این افراد می توانند اطلاعات مفیدی را ارائه دهند یا مشاوره دهند. به این ترتیب ، همه حاضران دقیقاً می دانند که چرا از آنها خواسته شده که آنجا باشند. اگر همه افراد را درگیر جلسه ای که به آنها مربوط نیست بکنید، عملا وقت کشی می کنید و جلسه مفید و موثری هم نخواهید داشت.
-
طبق برنامه پیش بروید
وقتی زمان جلسه فرا رسید، مطمئن شوید که به موقع جلسه شروع می کنید و پایان می دهید. به یاد داشته باشید که وقتی کارمندان شما در یک جلسه هستند ، نمی توانند کار دیگری مانند کمک به مشتریان یا کار در پروژه ها انجام دهند. رعایت یک برنامه به تیم شما کمک می کند تا تمرکز خود را بر روی وظیفه مورد نظر حفظ کند. اگر دائما جلسه ترتیب دهید و جلسات را بیشتر از حد معمول کش بدهید، کسب و کارتان دچار اختلال می شود و کارمندان نمی توانند برنامه ریزی دقیقی روی کارهایشان داشته باشند.
-
پیگیری کنید
پس از جلسه ، برای کلیه حاضران یک ایمیل ارسال کنید تا نمای کلی از آنچه در مورد آن بحث شده است را متوجه شوند و حواسشان باشد که اقدامات لازم بعدی چیست. حتی اگر آافراد حاضر در جلسه به طور مفید و موثری به مطالب گوش می دادند و در بحث ها شرکت می کردند، باز هم ممکن است نکته ای اساسی را از دست بدهند یا چیزی را فراموش کنند. همچنین ممکن است برخی با تفسیر متفاوتی از تصمیم گرفته شده دور شوند. با پیگیری بعد از جلسه ، می توانید اطمینان حاصل کنید که همه درک مشترکی از موضوع دارند و می دانند چقدر برای تصمیمات گرفته شده فرصت دارند. یک ایمیل پیگیری همچنین به شما این امکان را می دهد تا به موارد دیگری که ارائه شده رسیدگی کنید ، بنابراین می توانید بهترین راه را برای ادامه کار تعیین کنید.
اگر جلسات شرکت شما در حال حاضر جلسه مفید و مناسبی نیست و احاس می کنید بهره وری لازم را ندارد به این نکات دقت کنید. اگر توصیه های لازم را انجام دهید، می توانید جسات بهتری داشته باشید. داشتن یک جلساه مفید می تواند بهره وری کسب و کار کوچک شما را افزایش دهد. به اندازه ای جلسه تعیین کنید که مورد نیازتان باشد و سعی کنید تا حد امکان جلسه کوتاه، مفید و موثری داشته باشید.
