ورود اینترنت به زندگی انسان ها، تغییرات فراوانی را رقم زده است. به صورتی که نیاز به داشتن سایت برای همه مشاغل تبدیل به امری اجتناب ناپذیر شده است. شرکت ها و اداره ها نیز از این موضوع مستثنی نبوده و مانند سایر مشاغل ملزم به طراحی سایت اداری و ارائه خدمات و امکانات از طریق آن به مراجعین خود هستند.
در طراحی سایت اداری چه چیزهایی وجود دارد؟
برای طراحی سایت اداری باید در ابتدا کاربردهای مورد نیاز در نظر گرفته شود. ارائه بخشنامه ها، اطلاعیه ها، اخبار مربوط به اداره و حیطه فعالیت آن و البته معرفی اداره از مواردی است که باید مد نظر قرار گیرد.
در خصوص بخشنامه ها و اطلاعیه ها در طراحی سایت اداری می توان بخش جداگانه ای در نظر گرفت که کاربران علاوه بر دسترسی به بخشنامه ها و اطلاعیه های مربوطه، امکان دانلود آنها را هم داشته باشند. دسته بندی اطلاعات و ایجاد قابلیت جستجو بر اساس تاریخ یا عنوان بخشنامه ها یکی دیگر از آیتم ها مناسب برای این بخش است.
بخشی را به عنوان اخبار در طراحی سایت اداری در نظر بگیرید و اخبار مربوط به سازمان یا اداره و حیطه فعالیت آن را روزانه در سایت وارد کنید. می توانید در این بخش قابلیت خبرنامه را تعریف کرده و با دریافت اطلاعات پست الکترونیک افراد، در صورت تمایل آنها، اخبار روز یا هفته را در قالب خبرنامه به پست الکترونیک آنها ارسال نمایید. استفاده از عکس های مرتبط با هر بخش هم می تواند به جلب توجه کاربران کمک کند.
مهم ترین هدف از طراحی سایت اداری، معرفی مجموعه است. در این بخش باید به معرفی فعالیت ها و خدمات سازمان بپردازید. بسیار مهم است که اطلاعات ارائه شده دقیق و کامل باشد تا افراد با آگاهی از خدماتی که شما ارائه می دهید به مجموعه مراجعه نمایند. در این بخش می توان از تاریخچه تشکیل و اهداف سازمان مطالبی را عنوان نمود.
یکی دیگر از بخش های مهم در طراحی سایت اداری معرفی پرسنل و مدیران شرکت و ارائه راه های ارتباطی با آنها به افراد است. می توانید رزومه افراد را نیز در این بخش ضمیمه کنید.
بخشی را هم برای ارائه گزارش به بازدید کننده ها در نظر بگیرید. ارائه گزارش عملکرد و گزارش های مالی می توانند موجب اعتماد بیشتر افراد به سازمان شود.
برای بهبود طراحی سایت اداری بهتر است از نظرات کارمندان و مدیران اداره نیز بهره بگیرید. مشکلاتی که آنها در برخورد با ارباب رجوع ها دارند می تواند به شما ایده های خوبی جهت افزودن ماژول های خاصی بدهد که در نهایت علاوه بر متمایز نمودن شما از رقبا، روند انجام کار را برای پرسنل و مراجعین تسریع نماید.
خدمات ویژه در طراحی سایت اداری
بالا و پایین رفتن از پله های شلوغ ادارات و مواجه شدن با مشکلات کار اداری، همواره یکی از معضلاتی بوده که مراجعین و کارمندان ادارات با آن مواجه هستند. با توجه به نوع فعالیت اداره، در طراحی سایت اداری می توانید بخش هایی از روند کار را به صورت اینترنتی انجام دهید. به عنوان مثال میتوانید مدارک مورد نیاز را به صورت فایل های اسکن شده تحویل بگیرید و یا اینکه بخشی به عنوان درخواست ها طراحی سایت اداری داشته باشید تا افراد سوالات و درخواست های خود را از طریق سایت به دست شما برسانند.
این کار مزایای فراوانی دارد. علاوه بر صرفه جویی در وقت و انرژی مراجعین و کارمندان، مصرف کمتر کاغذ و در نتیجه کاهش اثرات نامناسب زیست محیطی، محرمانه ماندن برخی از اطلاعات و مدارک افراد و در نهایت جلوگیری از گم شدن مدارک در روند پیگیری از ویژگی های این قابلیت است.
همچنین در طراحی سایت اداری می توانید به مراجعین این امکان را بدهید که به صورت اینترنتی و از طریق سایت پرونده مربوط به درخواست خود را پیگیری نموده و تا مرحله ای که نیاز به مراجعه حضوری نباشد از تردد بی مورد آنها به سازمان جلوگیری نمایید.
بهینه سازی وب سایت در طراحی سایت اداری
اگر طراحی سایت اداری برای یک سازمان دولتی است شاید خیلی بحث سئو اهمیت چندانی نداشته باشد اما برای ادارات و سازمان های خصوصی ، موضوع کاملا متفاوت است. طراحی سایت اداری باید مبتنی بر اصول سئو بوده و محتوای استفاده شده در سایت به طور کامل بهینه گردد. در ادارات خصوصی، وب سایت یکی از ابزارهای مهم تبلیغاتی محسوب شده و هزینه و زمانی که برای طراحی و نگهداری از آن می شود باید هدف دار و در جهت تبلیغات اداره باشد.
کاربری آسان در طراحی سایت اداری
از مهم ترین نکاتی که در طراحی سایت اداری باید مورد توجه قرار گیرد، کاربری آسان است. با توجه به اینکه مخاطبین سازمان ها به ویژه سازمان های دولتی، اقشار مختلف مردم هستند. باید در طراحی سایت اداری از پیچیدگی های خاص و افکت های گرافیکی عجیب و غریب اجتناب کنید. طراحی ساده و دسترسی آسان به منوهای کاربردی، مهم ترین اصل در طراحی سایت اداری است. فراموش نکنید در طراحی سایت اداری باید سادگی را به عنوان یک اصل در نظر بگیرید. طراحی های خاص و فانتزی اصلا مناسب یک وب سایت اداری نیستند.
پنل مدیریت در طراحی سایت اداری
در طراحی سایت
اداری به یک پنل مدیریتی قوی و حرفه ای نیاز دارید. در نظر بگیرید حجم زیادی از مدارک و اطلاعات توسط کاربران برای شما ارسال می گردد و باید آنها را به صورت طبقه بندی شده دریافت نموده و وارد سیستم داخلی جهت پیگیری درخواست ها نمایید. علاوه بر این افزودن اخبار و بخشنامه ها و سایر اطلاعات کاربردی نیاز به پنل مدیریتی مناسبی دارد.
