چک لیست ها بسیار ضروری هستند، برای آنکه یک پروژه را به طور کامل و تماماً به انجام برسانید. از این رو بهتر است اطلاعاتی در باب چگونگی تنظیم چک لیست کسب کنید تا این خودتان باشید گردش کار و فعالیت هایتان را پشتیبانی میکنید.
آنچه در این مقاله خواهید خواند:
فاز اول: کند و کاو
فاز دوم: خلق
فاز سوم: سازماندهی و مرتب سازی
فاز چهارم: تکمیل
فاز پنجم : نتیجه
فهرست های کنترل برای آنکه بتوانید یک پروژه را به نحو احسن به اتمام برسانید ضروری هستند.
تولید محتوا سئو شده
فهرست های کنترل این اطمینان را می دهند که در روند تکمیل فعالیت ها انسجام وجود خواهد داشت و از همه مهتر اینکه هیچ امری از قلم نخواهد افتاد!
این واقعیت که من ” عاشق چک لیست هستم ” یک راز محرمانه نیست. هر شخصی که من را بیشتر از یک پاراگراف می شناسد می داند که من یک دختر اهل چک لیست هستم! علاوه بر این، من شخصی هستم که حتی فعالیت هایی که هم اکنون تکمیل کرده ام را نیز به فهرست کنترل خود اضافه می کنم تا بتوانم به انجام رسیدن آن ها را نیز علامت گذاری کنم. بنابراین زمانی که به من پیشنهاد نگارش ( بخوانید : داوطلب ) این مقاله که در مورد چگونگی تنظیم چک لیست بود دادند، من آن را مورد بررسی دقیق قرار دادم ( بخوانید : سریعا آن را قبول کردم ). اگر مدرک بیشتری میخواهید که بتواند مهارت من در مورد نوشتن این مقاله را تایید کند، می توانید کتاب The Best Damn Web Marketing Checklist, Period را مورد بررسی قرار دهید ( این مقاله عملاً چکیده از این کتاب است). نه! من به هیچ عنوان لاف نمیزنم! این عنوان واقعی است، و باور کنید که این نام شما را نا امید نخواهد کرد.
و اکنون، قصد دارم بند را به آب دهم! تا به شما کمک کنم صاحب فهرست کنترل خودتان باشید.
فاز اول: کند و کاو
متاسفانه خدایان استفاده از تصویر خاصی را در این مقاله ممنوع کرده اند، بنابراین شما مجبور هستید این تصویر خاص را خودتان تصور کنید زمانی که من می گویم : یک نفر به سادگی چک لیست نمی نویسد ( شما آن یک نفر را قطعاً میشناسید! )
ایجاد چک لیست با بررسی دقیق در مورد اینکه چه چیزی را چرا می خواهید انجام دهید، شروع می شود.
اهداف خود را بشناسید
هر نکته، ریز یا درشت، در چک لیست قادر است شما را یک قدم به هدفتان نزدیک تر کند. اگر درک درست و دقیقی از هدفتان ندارید، ممکن است برخی از مراحل مهم که در دستیابی به هدف نهایی تان دخیل است را نادیده بگیرید. قبل از تنظیم چک لیست یک قدم به عقب بردارید، تا شاهد دورنمای کلی از کاری قصد انجام آن را دارید داشته باشید. این مرحله از مهم ترین مراحل تهیه چک لیست است.
به هر چک لیست بها دهید
اگر به چک لیست ها متعددی علاقه مند هستید، می بایستی به هر لیست به طور مستقل بها دهید.
به عنوان مثال ، من یک فهرست کنترل مسافرتی دارم تا مطمئن شوم هیچ مورد مهمی را فراموش نخواهم کرد. اما زیر شاخه های فرعی دیگری نیز برای فهرست کنترل سفر وجود دارد : یکی برای سفر های کمپینگ، یکی برای سفر های کاری، یکی برای سفر های زمستانی با ورزش اسکی. اگر من بسته بندی کوله بار سفر خود را به شخص دیگری انتقال داده باشم، او باید بداند که در حین بسته بندی از فهرست کنترل پیروی کند.
هنگامی که من عازم یک سفر زمستانی برای اسکی روی برف هستم، نیازی به چادر و یا چراغ الکی ندارم. و، همچنین من، معمولا در سفر های کاری خود از جوراب های ضخیم و یا پانچو کوهستانی استفاده نمی کنم. اگر هر فهرست کنترل دارای یک مشخصه و ارزش خاص باشد، فردی که در حال حاضر از فهرست کنترل پیروی می کند، می تواند درباره ی آن چیزی که در آن لحظه مهم است به درستی تصمیم گیری کند.
پژوهش
هر زمان که من اقدام به تهیه چک لیست می کنم (این مورد نیز از این قاعده مستثنی نیست) دوست دارم بدانم سایر افراد چه کاری انجام می دهند، پیشنهاد می کنند و یا در مورد چه چیزی فکر می کنند. من اغلب یک الی دوازده عدد فهرست کنترل مشابه پیدا میکنم، در حالی که هر یک از آن ها با بینش ها و دیدگاه های منحصر به فردی نگارش شده اند. من تمام آن چیزی که در این لیست ها می بینم را سریعا یادداشت میکنم، اما آن دسته از نکات برای من ارزشمند هستند که صدای نزدیک شدن هدف من را طنین انداز کند. پژوهش در فهرست های کنترل دیگران باعث خواهد شد لیستی جامع تر متناسب با نیاز های خود تنظیم کنید.
فاز دوم: خلق
از دیگر مراحل تنظیم چک لیست که به شکل گیری چک لیست تان می انجامد، خلق آن است. من از برنامه ها و اپلیکیشن های مختلفی برای نوشتن چک لیست بهره میبرم (Google Tasks، ToDo Cloud، Teamwork، Apple Reminders و … ). انتخاب هر یک از این برنامه های بسته به نوع لیستی که در صدد خلق آن هستم متغیر است، اما تقریباً همیشه با نوعی سند متنی سروکار دارم! من تمام جوانب خلق فهرست کنترل را در نظر میگیرم، به عبارتی تا زمانی که تمامی نکات و فعالیت ها را شرح نداده باشم فهرست کنترل آماده ی انتشار و استفاده نخواهد بود.
تمامی نکات را روی کاغذ بیاورید
در مرحله ی پژوهش ما تقریبا ساختار اصلی چک لیست را ایجاد کرده ایم، اما اینجاست که باید مطمئن شوید که تمامی نکات تهیه چک لیست را تماماً مستند کرده اید. هر نکته ای به خاطر آن ها در ذهنتان یک طوفان مغزی ایجاد کرده اید و یا هر نکته ای آن را به غارت برده اید را یادداشت کنید. پس از گذر از این مرحله شما می توانید وارد مرحله ی بعدی شوید.
ارزش هر کار را بدانید
هنگامی که در دریایی از فعالیت هایی که نگارش کرده اید غرق می شوید، در می یابید که برخی از آن ها کمتر و یا بیشتر از سایر موارد ارزش دارند. برخی از آن ها حتی ممکن است فاقد ارزش باشند و یا در ترکیب با فعالیت دیگری به یک ” فعالیت واحد ” تبدیل شوند. هر فعالیت و یا وظیفه ای که در لیست تان را نگارش کرده اید را به خوبی درک کنید و مورد بررسی قرار دهید، تا اطمینان کنید که همه ی گام ها با اهداف تان سازگاری کامل دارند.
عناوینی بنویسید که هدف را منعکس کند
در مسیر پیمودن مراحل ایجاد چک لیست این نکته را به یاد داشته باشید، هر موردی که در فهرست کنترل وجود دارد باید دربردارنده ی یک عنوان عمیق باشد. به طور ایده آل، عنوان می بایستی تمام آن چیزی که قرار است کسی ( برای مثال خود شما ) انجام دهد را به خوبی منعکس کند. با این حساب، بهتر است عناوین خود را کوتاه انتخاب کنید. چرا که عناوین تنها کلید ها یادآوری هستند. همچنین عناوین نباید خیلی مبهم و یا توصیفی باشد. وظیفه ی شماست که در انتخاب عناوین تعادل برقرار کنید!
توضیحات ساده ، اما کاملاً دقیق بنویسید
مواردی که در چک لیست وجود دارند می بایستی شامل اطلاعات و توضیحات دقیق باشند، این نکته از مهم ترین نکات مراحل نوشتن چک لیست است. این توضیحات باید به نحوی باشند که اگر شخص دیگری غیر از شما در حال استفاده از آن فهرست کنترل باشد بتواند مراحل را بدون جستجوی دستورالعمل های اضافی تکمیل کند.
در توضیحات و اطلاعات نباید گمراه کننده باشند. بنده خودم طرفدار فهرست های کنترل ” کارهایی که باید انجام دهم ” نسبت به فهرست های کنترل ” چگونگی انجام کار ” هستم. زیرا در اغلب اوقات فهرست کنترل ” چگونگی انجام کار ” به فهرست کنترل ” کارهایی که باید انجام دهم ” تعبیر می شود.
توضیحات مفصل و ساده شما را به سمت قدرت اصلی تان، یعنی فاکتور زمان، سوق می دهد.
قالب بندی ثابت
هنگامی که چک لیست خود را خلق می کنید، یک روش ثابت برای قالب بندی موارد، توضیحات، زیر مجموعه ها و مثال ها ابداع کنید. قالبی پیدا کنید که بتوانید از آن در فهرست های کنترل بعدی نیز استفاده کنید تا مجبور نباشید همان چرخه را مجددا تکرار کنید. اما مهم ترین نکته این است که در مورد واضح بودن، قابل دریافت بودن و قابل اجرا بودن هر مورد اطمینان حاصل کنید.
نکات فرعی مورد نیاز را ایجاد کنید
در برخی از مواقع برخی از کار ها ممکن است برای خودشان یک چک لیست کوتاه و فرعی داشته باشند. اضافه نمودن چندین نکته ی فرعی به فهرست کنترل بسیار وسوسه انگیز است، اما در مواردی باعث نادیده گرفتن موارد موجود در فهرست کنترل می شود. این مرحله برای افراد تازه کار بسیار کاربرد دارد. شما نمی خواهید کسی را مجبور کنید که هر بار هر آیتم را بخواند. مطمئن شوید که نکات فرعی انتخابی تان در واحد عملیاتی کارساز خواهند بود.
چه کسی قرار است درگیر شود؟!
همه فهرست های کنترل نمی توانند تنها توسط شخص شما اجرا و تکمیل شوند، اجرای برخی از آنها به همکاری چند نفر دیگر نیاز دارند. شما می بایستی امکان استفاده از منابع انسانی متعدد را از قبل پیش بینی کنید تا بتوانید هر مورد را به فرد مناسب اختصاص دهید. چنین برنامه ریزی قبلی می تواند به شما این اطمینان را دهد که تمامی نکات موجود در لیست به موقع و با کمترین حد نظارت تکمیل و انجام خواهند شد.
راهنمای نهایی تهیه چک لیست طلایی
فاز سوم: سازماندهی و مرتب سازی
زمانی که به تمامی نکات و موارد مهم دست یافتید، نوبت به مرحله ای می رسد که به آن سازماندهی گفته می شود. در این مرحله از راهنما تهیه چک لیست می بایستی امور و فعالیت ها را نسبت به فاکتور های مختلف و با توجه به اصول منطقی دسته بندی و سازماندهی کنید.
طبقه بندی
من به دسته بندی چک لیست هایم علاقه ی خاصی دارم. درست مثل همین مقاله ای که در حال حاضر آن را میخوانید. من می توانستم تمام نکات تنظیم چک لیست را در یک مقاله واحد لیست بندی کرده و قرار دهم، اما برای من تکه تکه کردن موضوعات و دسته بندی آن ها بیشتر منطقی به نظر می رسید. از دیدگاه من، طبقه بندی یک روش عالی است تا شما درک بهتری نسبت به چگونگی ارتباط و به هم پیوستگی موارد پیدا کنید. همچنین اگر از طبقه بندی استفاده کنید، اطمینان حاصل خواهید کرد که تمام موارد مشابه در کنار هم قرار دارند.
اولویت بندی کنید
روش های مختلفی وجود دارد که قادر خواهید بود موارد موجود در چک لیست هایتان را اولویت بندی کنید، البته پروسه و فاکتور های اولویت بندی از لیستی به لیستی دیگر و با توجه به انواع چک لیست می تواند متفاوت باشد. مهم است که شما فهرست های کنترل تان را به بهترین نحو اولویت بندی کنید تا شما را قدم به قدم به هدفتان نزدیک کند.
بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا متنی
• از حیث به تکمیل موارد: برخی از فهرست های کنترل ترتیب مشخصی دارند که باید بر اساس همان ترتیب فهرست کنترل را پیروی کرد. در چنین مواردی مطمئن شوید که تمام موارد فهرست کنترل را به درستی مرتب سازی کرده باشید. این چک لیست کاملترین نمونه در نوع خودش خواهد است.
• از حیث اهمیت: اگر وظایف و فعالیت هایی که در فهرست کنترل وجود دارند ترتیب خاصی نداشته باشند، بهترین راه برای مرتب سازی آن ها اولویت بندی است به این گونه که کدام کار بیشتر از سایر امور اهمیت بیشتری دارد. در حالت کلی سه دسته بندی برای اولویت بندی کار ها از حیث اهمیت وجود دارد : فوری، مهم، به زودی.
• از حیث زمان: روش دیگری که برای اولویت بندی پیشنهاد می شود توجه به زمانی است که هر یک از امور برای تکمیل شدن نیاز دارند. گاهی اوقات بسیار دشوار است که در ابتدا کار های سریع و همچنین آسان را در ابتدا انجام دهید، اما اگر با مسئله ی زمان درگیر هستید می توانید برخی از امور به محض اینکه زمان کافی پیدا کردید به انجام برسانید. هر کاری را که می توانید از سر راه بردارید انجام دهید و همچنان رو به جلو حرکت کنید.
• از حیث توانایی: برخی از موارد در فهرست کنترل وجود دارند که تکمیل شدن آن ها به چندین فاکتور و نیروی های خارجی بستگی دارد. برای مثال من یک فهرست کنترل برای بهینه سازی صفحات وب تنظیم کرده ام، اما برای آن که بتوانم چندین مرحله از این فهرست کنترل را تکمیل کنم نیازمند دریافت نظرات مشتری و کاربر هستم. تقسیم بندی اموری که پس از تکمیل اموری دیگر قابل دسترسی هستند نیز می تواند مفید باشد.
• از حیث تاریخ سر رسید: از واضح ترین روش ها که به شما در اولویت بندی کار هایتان کمک می کند، توجه به تاریخ سر رسید است. شما اغلب می خواهید اموری که نسبت به زمان حساس هستند را زودتر انجام دهید و در مقابل اموری که در هر زمان قابل انجام هستند را به تعویق بیندازید.
فاز چهارم: تکمیل
من به عنوان راهنما تنظیم چک لیست میخواهم بگویم که هیچ چک لیستی چک لیست نخواهد بود اگر برنامه ای برای تکمیل کردن آن نداشته باشید.( منظورم واضح است نه !)
بدین گونه که، تنظیم و تهیه چک لیست چه لذتی دارد اگر قرار نیست آن را به سرانجام برسانید، درست است؟ بنابراین مایلم به شما چندین نشانگر تکمیل فهرست کنترل معرفی کنم.
یکی یکی
می دانم مسخره است، خب! اما در مسیر زندگی که ما اغلب با چندین وظیفه سروکار داریم، می توان گفت که شما به طور کلی می خواهید که در هر زمان تنها یک کار را انجام دهید. هیچ چیزی من را از کوره به در نمی کند مگر اینکه با کارها را ناتمام رها کنم. اگر منتظر بازخوردی از کار نیمه تمام تان هستید به سراغ کار بعدی بروید، اما سعی کنید هر چه زودتر به سراغ وظایفی ناتمامی که قبلا شروع کرده اید برگردید تا به درستی آن ها را جمع بندی کنید.
در صورت لزوم به تامین منابع خارجی بپردازید
اگر شما یا تیم تان قادر به تکمیل چک لیست خود نیستید و یا نمی توانید آن را در زمان مقرر به اتمام برسانید، مشکلی نیست اگر از منابع خارجی متوسل شوید. برای آنکه از مسیر خود خارج نشوید بهتر است از منابع خارجی کمک بگیرید.
علامت گذاری آنها پس از تکمیل
زمانی که موردی را به اتمام می رسانید آن را در چک لیست تان علامت گذاری کنید. شاید چنین بنظر برسد که چنین امری حتی به یک ورزش کوچک ذهنی هم نیاز ندارد! اما گاهاً این مرحله مهم به همان راحتی فراموش می شود. علامت گذاری هر مورد نه تنها به شما حس موفقیت القا می کند، بلکه باعث می شود در صورت بروز وقفه بین فهرست های کنترل تان به راحتی متوجه شوید که چه کاری را تکمیل کرده اید و چه کاری را انجام نداده اید. چنین اتفاقی می تواند بسیار دردسر باشد. یک نصیحت جدی : لذت داشتن فهرست کنترل را از بین نبرید! تمامی موارد تکمیل شده را علامت گذاری کنید.
نتیجه گیری کردید؟!
به همین راحتی! تمام آن چیزی که برای تنظیم یک چک لیست ایده آل می بایستی بدانید. من خودم شخصا روش بهتری را برای بررسی و تکمیل کار ها پیدا نکرده ام.
هزینه تولید محتوا متنی
کلاه خودتان را قاضی کنید. حافظه با ما سر جنگ دارد. زمانی که برای بار ها تلاش می کنید آنچه که قرار است انجام شود را به خاطر بیاورید، بهتر است همان را زمان را برای تکمیل کردن اموری که باید انجام شوند صرف کنید. این واقعیت را نیز در نظر بگیرید، زمانی که شما از فهرست کنترل استفاده می کنید احتمال نادیده گرفتن یک مرحله حیاتی به صفر می رسد. نه تنها فهرست کنترل به شما کمک می کند تا فعالیت هایتان را به خوبی به انجام برسانید، بلکه به دیگران نیز کمک می کند. فهرست کنترل در واقع تمام فرآیندهایی که منجر به بار نشستن اهداف می شود را با هم متحد می کند. همچنین این امکان را می دهد تا هر کسی بیدون یادگیری و یا طی فرآیند های تکراری وارد عمل شود و به انجام وظایف کمک کند.
تمام کارهایی که ذهن شما را به بازی میگیرد انجام شده اند، اکنون زمان جادو است.
و اکنون من این مورد را در چک لیست خودم علامت گذاری کردم :
در مورد چک لیست ها یک مقاله بنویس
