وبینار مخفف اصطلاح Web-based seminar است که به معنی یک ارائه، سخنرانی، کارگاه یا سمینار مبتنی بر وب است. وبینارها به صورت مجازی از طریق نرم‌افزارهای ویدیوکنفرانس اجرا می‌شوند، بنابراین یکی از روش‌های فوق‌العاده جذاب و پویا برای انتقال اطلاعات به مخاطبانی هستند که از لحاظ جغرافیایی در مناطق مختلف پراکنده هستند.
اگر شما در حال خواندن این متن هستید، احتمالا کارآفرین موفقی هستید که به دنبال ورود به میدان‌های جدید هستید؛ یا شاید شما برای فرد دیگری کار می‌کنید اما به فکر جهش کسب‌وکارتان هستید و یا شاید شما یک بازاریاب متخصص هستید که می‌خواهید بازار از تخصص و دانش شما بهره‌مند شود، در همه‌ی این موارد، هدف شما واضح است، شما می‌خواهید رشد کنید.
وبینارها اغلب با هدف آموزش نرم‌‌افزار، به اشتراک‌گذاری اطلاعات در مورد یک محصول یا خدمت جدید، ارتقای یک برنامه و … برگزار می‌شوند. ابزارهای آنلاینی که وجود دارند این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا به سادگی میزبان یک وبینار باشند. در ادامه ما برخی از مراحل اصلی را برای شما عنوان می‌کنیم که به وسیله‌ی آن‌ها می‌توانید وبینارهای باکیفیت و مقرون‌به صرفه ایجاد کنید.
از خودتان (و دیگران) بپرسید که آیا برگزاری وبینار ابزار مناسبی برای رفع نیازهای شما است
با این‌که وبینارها ابزار توسعه‌ی قدرتمندی هستند، اما مثل همه‌ی فناوری‌های دیگر تابع اهداف استراتژیک و نیازهای مخاطبان شما هستند. در حالی‌که وبینارها برای برخی موضوعات فوق‌العاده مفید هستند، اما برای هر آموزشی مناسب نیستند.
هنگامی‌که می‌خواهید تعیین کنید آیا وبینار رسانه‌ی مناسبی برای رفع نیازهای شما است یا نه؛ سه گزینه را باید مدنظر داشته باشید:
- مخاطبان‌تان
- موضوع وبینارتان
- و زمانی‌که برای پوشش محتوا نیاز دارید.
به عنوان مثال، به نظر شما برگزاری وبینار در کدام‌یک از موارد زیر موثر است؟
- شما می‌خواهید یک هدف سازمانی جدید را برای تعدادی از کارکنان داخل سازمان ارائه کنید؟!
- شما می‌خواهید یک سمینار آموزشی برای مشتریان و سرمایه‌گذران زیادی که دور از هم قرار دارند برگزار کنید؟!
مسلما برگزاری وبینار برای مورد اول از اهمیت کمتری نسبت به مورد دوم برخوردار است. به علاوه موضوع اولی به گونه‌ای است که اگر به صورت آفلاین برگزار گردد ممکن است به نتایج بهتری منجر شود.
به همین ترتیب، می‌توانید در مورد زمان نیز تجزیه‌وتحلیل‌های خود را انجام دهید. تعداد کمی از ما می‌توانیم بیش از دو ساعت در روز برای آموزش آنلاین صرف کنیم. علاوه بر این، مدیریت دوره‌های طولانی مثل دوره‌های یکروزه سخت است. در این‌صورت یا باید از برگزاری وبینار صرف‌نظر کنید و یا هم این‌که موضوع را به قطعات کوچکتری (۱۵-۳۰) تقسیم کنید که قطعا کار را سخت‌تر خواهد کرد.
نظرسنجی، صحبت با کارشناسان موضوعی و کارشناسان وبینار در این مورد به شما کمک خواهد کرد که مطمئن شوید برگزاری وبینار راهکار مناسبی برای رویداد شما است.
سخنران و یک تیم پشتیبان استخدام کنید
بعد از این‌که مطمئن شدید وبینار ابزار مناسبی برای اهداف شما است، حال نیاز دارید که تیمی از کارکنان و داوطلبان برای کمک به اجرای وبینار جمع‌آوری کنید. به طور کلی در یک وبینار سه بازیکن اصلی وجود دارد: سازمان‌دهنده یا تسهیل‌کننده، تیم اجرایی(برگزارکننده) و دستیاران.
شما به تنهایی ممکن است قادر به اداره‌ی هر سه‌ی این نقش‌ها باشید و یا به بیش از سه نفر احتیاج داشته باشید. با این‌حال، ما توصیه می‌کنیم تنها برای تعداد مخاطبان خیلی کم از تیم کمتری بهره بگیرید و نکته‌ی مهم دیگر این‌که تیم خود را بیش از حد گسترده نکنید تا همه از وظایف خود به خوبی آگاه باشند.
سازمان‌دهنده/تسهیل‌کننده: فردی که مسئول توسعه‌ی وبینار، بازاریابی رویدادی، راه‌اندازی ثبت‌نام و برقراری تماس با شرکت‌کنندگان است. این فرد معمولا کارهای هماهنگی مثل هماهنگی با سخنران، کارشناسان و مخاطبان را برعهده دارد.
مجری(متخصص موضوع سمینار): فردی است که در طی برگزاری وبینار بر تهیه‌ی اسلایدهای پاورپوینت و ارائه‌ی خود تمرکز دارند.
دستیاران: این‌ها نیروهای فنی هستند و تلاش می‌کنند تا مشکلات فنی به وجود آمده را به کمترین میزان خود برسانند.
فرمت وبینار را تعریف کنید
یک وبینار را براساس اهدافش می‌توان به شکل‌های مختلفی طراحی کرد که در ادامه برخی فرمت‌های محبوب را عنوان می‌کنیم:
برنامه‌ریزی بصری را فراموش نکنید
از آن‌جا که وبینارها روی صدا و تصویر تکیه می‌کنند، هر دو باید جذاب باشد. اسلایدهایی که پر از متن هستند نمی‌توانند توجه مخاطبان را جذب کنند. برخی از تصاویر که شما برای افزایش جذابیت اسلایدهای‌تان از آن‌ها استفاده کنید عبارتند از:
- اسلاید مقدماتی یادآوری که به مخاطبان شما می‌گوید چه زمانی وبینار آغاز خواهد شد.
- اسلاید معرفی هر ارائه، از جمله عنوان شغلی، افتخارات و یک عکس.
- یک دید کلی از دستور کار وبینار و موضوعات پوشش داده شده.
ابزار مناسبی انتخاب کنید
ابزارهای وب‌کنفرانس بسیاری وجود دارد که دارای ویژگی‌های متنوعی هستند و متناسب با نیازهای شما به ارائه‌ی خدمات می‌پردازند. ابزارهایی مثل برتروب، آنلاین آموزش و … . زمان زیادی را برای انتخاب یک سیستم عامل مناسب صرف کنید تا بهترین انتخاب را داشته باشید. هنگامی‌که شما یک ابزار خاص را انتخاب کردید، سوئیچ کردن و انتخاب ابزار جدیدتر به نظر سخت می‌آید. به خاطر این‌که بعد از مدتی شما، همکاران و شرکت‌کنندگان با این ابزار آشنایی دارید و نیازی به فعالیت‌های اضافی نیست.
زمانی‌که می‌خواهید ابزار وب‌کنفرانس خود را انتخاب کنید، موارد زیر را مدنظر داشته باشید که متناسب با خواسته‌های شما باشد.
- چه تعداد افراد می‌تواند در این وب‌کنفرانس حضور پیدا کنند؟
- چقدر هزینه‌بر خواهد بود؟
- چه ویژگی‌هایی به شما ارائه خواهد کرد؟
- آیا شما می‌توانید وبینار را ضبط کنید و پس از اتمام آن دوباره ببینید؟
قبل از برگزار وبینار ارائه‌ی مختصری داشته باشید
چند روز پیش از وبینار شما باید حدود ۳۰ تا ۶۰ دقیقه برنامه را اجرا کنید تا هیچ مشکل فنی و حل‌نشده برای روز برگزاری باقی نماند. در این جلسه می‌توانید موارد زیر را مطرح کنید:
افرادی را که طی برگزاری وبینار با شما خواهند بود(آنلاین و پشت صحنه) را به هم معرفی کنید.
مقدمه و توضیح کوتاهی از ابزار وبینار و ویژگی‌های آن داشته باشید
تجهیزات را چک کنید، اکنون زمان مناسبی است که مطمئن شوید تمام تجهیزات به خوبی کار می‌کنند
بهترین تجهیزات و فضا را انتخاب کنید
صرف‌نظر از تجهیزاتی که استفاده می‌کنید، شما یک فضای آرام برای برگزاری وبینار نیاز دارید. شما باید اتاق کنفرانسی رزرو کنید که نویز نداشته باشد، ابزارهای حواس‌پرتی در آن وجود نداشته باشد و نورپردازی و … به راحتی قابل تنظیم باشد. علاوه بر این احتمالا به ابزارهای زیر نیاز داشته باشید.
هدست: همه‌ی افرادی که در این وبینار حضور پیدا خواهند کرد، لازم است که از هدست‌ها استفاده کنند. شما می‌توانید براساس ابزاری که انتخاب کرده‌اید هدست‌های تلفنی و یا کامپیوتری انتخاب کنید.
کابل لپ‌تاپ: حتما کابل لپ‌تاپ خود را به عنوان پشتیبان باتری خود مدنظر داشته باشید.
کابل شبکه: اگر از اتصالات بی‌سیم استفاده نخواهید کرد، حتما از اتصالات مستقیم به شبکه استفاده کنید.
سیستمی برای ثبت‌نام در نظر بگیرید و قیمت‌گذاری صحیحی داشته باشید
قبل از این‌که شروع به بازاریابی وبینار خود بکنید، می‌بایست ابزار ثبت‌نام شرکت‌کنندگان را تعیین کنید. بسیاری از ابزارهای وب‌کنفرانس خارجی و پیشرفته امکان ثبت‌نام را در سیستم‌های خود پیاده‌سازی کرده‌اند، اما احتمالا شما در بسیاری از ابزارهای ایرانی این ویژگی را نخواهید یافت.
شما به راحتی می‌توانید وبینار خود را در ابزار فروش بلیت ایوند ثبت کنید، اما باید در نظر داشته باشید که قیمت‌گذاری‌های خود را به خوبی تعیین کنید. برای این‌که وبینار شما شرکت‌کننده‌های زیادی داشته باشد، درست مانند سایر رویدادها باید سعی کنید تا خاص و متفاوت باشید، اگر مخاطبان شما بتوانند محتوایی را که شما ارائه می‌دهید از طریق اینترنت بیابند لزومی جهت پرداخت پول به آن نخواهند دید.
وبینار خود را ترویج کنید
ترویج و بازاریابی برای وبینار نیز همانند سایر رویدادها از ارزش بسیاری برخوردار است، به خصوص اگر شما بخواهید وبینارهای دیگری نیز برگزار کنید باید از همین ابتدا شروع به برندسازی و بازاریابی برای وبینار خود بکنید. دو تا سه هفته قبل از رویداد شرح مختصری از وبینار تهیه کنید و آن را در رسانه‌های مرتبط، خبرنامه‌ها، رسانه‌های اجتماعی و … منتشر کنید.
