بررسی مفهوم تقویم محتوایی و عناصر کلیدی آن

تقویم محتوایی چیست؟

اگر وبلاگ شما صرفا جهت سرگرمی بوده و از آن، فقط برای انتشار پست های روزمره استفاده می کنید، نیازی به تقویم محتوا ندارید. اما اگر وبلاگ شما جهت کسب و کار آنلاین راه اندازی شده و از سئو و تولید محتوا برای رشد کار خود و درآمدزایی استفاده می کنید، داشتن یک تقویم محتوایی کارآمد، از اولویت های کسب و کار شماست. تقویم محتوایی یکی از اصلی ترین بخش ها و ابزار تولید محتوا بوده که باعث تنوع مطالب شده و تولید محتوا را از حالت روزمرگی و یکنواخت بودن دور می کند.
این تقویم، یک برنامه زمانبندی مکتوب است که زمان و مکان انتشار محتوای آینده را مشخص می کند. تقویم‌ های محتوا می توانند موضوع محتوای آتی، بروزرسانی ‌ها و فعالیت ‌های تبلیغاتی برنامه‌ریزی‌شده را شامل شوند. تقویم محتوایی، با تضمین انجام تمام وظایف مرتبط با محتوا، به استراتژی بازاریابی محتوایی شما کمک می کند. یعنی اگر در شرایط شلوغی کسب و کار خود، از بروزرسانی مطالب قدیمی غافل شده و یا تولید محتواهای جدید را فراموش کنید، تقویم محتوا وظایف لازم را به شما یادآوری می کند.

از طرفی، استفاده از تقویم محتوایی، موجب تقویت همکاری شما و تیمتان می شود. تقسیم کارها و برنامه ریزی برای هر یک از افراد، از طریق این نوع محتواها امکان پذیر است. استفاده از این تقویم، مدیریت پروژه ها را تسهیل می کند. علاوه بر این، تقویم های محتوایی به شما یک تصویر کلی از برنامه ها و محتواهای آینده می دهد. با برنامه ریزی، می توان از انتشار مطالب تکراری و یا انتشار یکباره‌ی مطالب جلوگیری کرد تا در آینده نیز موضوعاتی برای انتشار داشته باشیم.

اهمیت ایجاد تقویم محتوا

برنامه ریزی برای انتشار محتوا، اولین اهمیت تنظیم تقویم محتوایی است. به جای تمرکز بر انتشار سریع پست ها، تقویم‌ های محتوایی به شما کمک می‌کنند تا روی استراتژی های بلندمدت تمرکز کنید. سازماندهی چارچوب یک تقویم محتوا به شما کمک می کند تا نوع محتوا و زمان ارسال آن را شناسایی کنید. اگر کسب و کار شما از چندین پلتفرم رسانه اجتماعی مانند فیس بوک، توییتر، لینکدین و اینستاگرام استفاده می کند، مهم است بدانید که هر بستر، هدف متفاوتی را دنبال می کند. بطور مثال، نمی توان پستی را که حاوی متنی طولانی بوده و در Instagram منتشر شده، در توییتر هم با همان طراحی و متن منتشر کرد. تهیه تقویم محتوایی، با در نظر گرفتن تمام پلتفرم ‌ها به شما کمک می‌کند تا محتوای خود را متناسب با مخاطبان طراحی کنید.
بنابراین، تقویم ‌های محتوایی به شما کمک می کنند تا یک محتوا را در زمان ‌های مختلف و به روش ‌های متفاوت، متناسب با نیازهای کاربران خود در هر یک از پلتفرم های رسانه های اجتماعی منتشر کنید.

عناصر کلیدی یک تقویم محتوایی

هر اندازه که تقویم محتوایی شما به ایده آل های یک تقویم محتوایی استاندارد نزدیک تر باشد، نتایج بهتری برای شما خواهد داشت. در این بخش به معرفی مهم ترین عناصری که باید در طراحی یک تقویم محتوایی در نظر داشته باشید خواهیم پرداخت.

• سرمقاله

سرمقاله یکی از عناصر مهم در تولید تقویم های محتوایی می باشد. منظور از سرمقاله همان محتواهایی است که قرار است در وبلاگ خود، در پادکست یا در رسانه های اجتماعی منتشر کنید. اهمیت این موضوع به حدی زیاد است که برخی از شرکت های موفق، از یک سال قبل اقدام به تنظیم تقویم های محتوایی خود می کنند. البته بهتر است تقویم با کمی انعطاف پذیری ویرایش شود؛ چون ممکن است گذر زمان، تغییراتی در دیجیتال مارکتینگ و کسب و کار شما ایجاد کند. در این شرایط، تنها یک تقویم منعطف که قابلیت جابجایی برنامه ها را داشته باشد، ضامن سود بالا در کسب و کار است.

• پلتفرم

پلتفرم، دومین عنصر تاثیرگذار در نگارش تقویم محتوایی محسوب می شود. استفاده از ابزارهای مختلف در تنظیم تقویم های محتوایی، در این دسته می گنجد. اگر وبلاگ به یک نفر تعلق داشته و تنها او مسئول تولید محتوا برای دیجیتال مارکتینگ باشد، انتخاب ابزار کار سختی نبوده و نیازی به مشورت ندارد. اما در تیم های چندنفره، تمامی همکاران باید در جریان پلتفرم و نرم افزارهای مورد استفاده قرار بگیرند.

• توجه به تبلیغات

توجه به تبلیغات نیز، آیتم مهم بعدی برای تنظیم تقویم محتوایی است. اگر قرار است برای تبلیغ کالایی، محتوا تولید کنید، توجه به زمان اشتراک گذاری و چگونگی تبلیغات برای جلب مشتری بسیار حائز اهمیت است.

• ایده هایی برای آینده

در نهایت، ایده هایی که قرار است در آینده در صفحات شما به اشتراک گذاشته شوند نیز، یکی دیگر از عناصر کلیدی در تهیه تقویم محتوایی است. البته باید توجه داشت که توضیح جزئیات در مورد این ایده ها الزامی نیست و تنها نگارش یک چارچوب کلی در مورد ایده ها کافی می باشد.

نرم افزارهای مخصوص تقویم های محتوایی

افراد، به خصوص تیم های بزرگ، برای سازماندهی برنامه های کسب و کار خود، از نرم افزارهای تقویم محتوا استفاده می کنند. Notion یکی از این نرم افزارها بوده که فضای کاری یکپارچه ای برای یادداشت های شما دارد. Google Sheets نرم افزار دیگری است که نسخه رایگان آن برای همه در دسترس می باشد. این نرم افزار بسیار مورد توجه کاربران قرار گرفته اما راه اندازی آن کمی زمانبر است. از دیگر نرم افزارها در این حوزه می توان به Microsoft Excel، Google Calendar و Coschedule اشاره کرد.

نرم افزار Loomly نیز، افراد را در جهت ایجاد پست های وبلاگ و پست های رسانه های اجتماعی، راهنمایی می کند. Basecamp, Trello, Slackو Asanaنیز به عنوان ابزار مدیریت پروژه و ارتباطات بکار می روند.
Trello ساده ترین ابزار آنلاین برای مدیریت تقویم محتوایی می باشد که استفاده از چک لیست و آپلود فایل در آن امکان پذیر است. محیط این نرم افزار قابلیت شخصی سازی را دارد و می توان محیط آن را با طرح و رنگ دلخواه تنظیم کرد.

نحوه ایجاد تقویم محتوا

در مرحله اول باید فهرستی از ایده های محتوایی خود تهیه کنید. محتواها را براساس موضوع فهرست بندی کنید. در این مرحله، تنها نوشتن فهرست، کافی می باشد و نیازی به نوشتن تمام جزئیات نیست.
در مرحله بعد باید به تعداد دفعات انتشار محتوا توجه کنید. البته نوع  بستری که برای انتشار محتوا استفاده می کنید، در این مرحله بسیار مهم است. بطور مثال، اگر اینستاگرام را به عنوان مرجعی برای انتشار محتوا در نظر می گیرید، ممکن است حداقل روزی یک پست منتشر کنید. این در حالیست که انتشار محتوا در وبلاگ ها می تواند 3 یا 4 دفعه در ماه باشد. پس تعداد دفعات انتشار به محیطی که قرار است انتشار در آن صورت بگیرد، بستگی دارد. اگر در بیزینس خود از چندین شبکه ی اجتماعی مانند Twitter، اینستاگرام، Telegram و غیره استفاده می کنید، لازم نیست همه روزه در همه شبکه ها به انتشار محتوا بپردازید؛ بلکه باید بیشتر روی شبکه ها و اپلیکیشن هایی تمرکز کنید که مخاطب بیشتری دارند.
البته، در تهیه تقویم محتوایی، توجه به نوع مخاطب نیز بسیار حائز اهمیت است. اگر در کسب و کار خود، با شرکت ها در ارتباط هستید و مخاطب اصلی شما شرکت های بزرگ هستند، مسلما انتخاب وبسایت و لینکدین به عنوان بستر انتشار محتوا، موفقیت آمیزتر از اینستاگرام خواهد بود. توجه به گروه سنی مخاطب و تعیین زمان هایی که فعالیت مخاطب در فضای مجازی بیشتر است، از دیگر آیتم های کلیدی در انتشار تقویم محتوایی است.
در مرحله سوم باید از فهرست ایده هایی که در مرحله اول نوشته اید، استفاده کرده و تاریخ ها و مناسبت های پیش رو را پر کنید. بطور مثال، استفاده از پیشنهادات ویژه، ارسال رایگان، تخفیف و غیره در اعیاد و مناسبت های مختلف، به جذب حداکثری مخاطب کمک کرده و باعث سود زیاد در کسب و کار می شود.

قسمت های مختلف تقویم محتوایی

در نگارش هر تقویم محتوایی، اولویت با تعیین تاریخ انتشار پست یا محتوا است. علاوه بر تاریخ انتشار، تاریخ نگارش، تاریخ ویرایش و تاریخ طراحی نیز باید مشخص شود. اگر برنامه ریزی برای تمامی مراحل بطور کامل و دقیق انجام شود، هیچ تاریخ و مناسبت خاصی فراموش نشده و محتواها به موقع برای انتشار آماده می شوند.
قسمت مهم دیگری که باید در تقویم محتوا ذکر شود، نام مسئول هر بخش است. اگر تیم شما چندنفره است، بهترین ایده، تقسیم وظایف است. هر شخص باید از وظایف خود آگاه بوده و نسبت به اتمامِ به موقع آن مبادرت ورزد. کار تولید محتوا باید به سبک” خط مونتاژ” کالا انجام شود. یعنی تا زمانی که عنصر قبلی کار خود را 100 درصد کامل نکرده، عنصر بعدی شروع نمی شود.
تعیین موضوع و عنوان برای هر محتوا، افراد را از مسیر اصلی منحرف نکرده و باعث اتمام به موقع کار می شود. مطالب باید اولویت بندی شوند تا افراد بدانند کدام محتوا را اول به پایان برسانند. در مراحل بعد، تعیین هشتگ و کلمات کلیدی و همچنین بستر انتشارِ مخصوص هر محتوا، از مواردی است که حتما باید در تقویم های محتوایی قید شود.

تجزیه و تحلیل و جمع آوری داده ها

قبل از طراحی محتوا، باید جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها برنامه ریزی شود. با استفاده از داده های جمع آوری شده، می توان نمودارهایی برای کسب و کار خود طراحی کنید. این نمودارها به شما نشان می دهند که چه محصولی توسط چه رده سنی در چه ماه هایی فروش بیشتری داشته است. همین نمودارها، به تنظیم یک تقویم محتوایی کارآمد و برنامه ریزی های آینده برای انتشار محتوا، کمک می کند. پس همیشه قبل از طراحی محتواهای جدید، از طریق تجزیه و تحلیل داده ها، به بازخورد محتواهای قدیمی توجه کنید.

به زمان و تعداد پست هایی که بیشترین تعامل را دارند نیز، توجه کنید. هر پلتفرمی، شیوه ی مخصوص به خود را در جذب مخاطب دارد، بنابراین حتماً تحقیق کنید و برای انتشار پست های بعدی، داده ها را تحلیل نمایید. مثلا، ممکن است متوجه شوید که کاربران توییتر شما، در ساعات ظهر در روزهای هفته فعال‌تر هستند، در حالی که کاربران اینستاگرام، شب ها بیشترین فعالیت را دارند.

نکاتی برای طراحی تقویم محتوایی

همانطور که ذکر شد، مهمترین اصل در طراحی تقویم های محتوایی، تعیین تاریخ های انتشار محتواها می باشد. برنامه ریزی تاریخ های مهم برای هر مرحله، می تواند به شما در موفقیت کسب و کارتان کمک کند. گذشته از آن، نوشتن تمامی مراحل لازم برای اتمام یک محتوا نیز، بسیار اهمیت دارد. مثلا یک محتوای متنی شامل تعیین موضوع و کلمات کلیدی، یک طرح اولیه، نگارش و ویرایش است. در حالیکه محتوای تصویری با یک سناریو، متن، ضبط فیلم، ویرایش و افزودن گرافیک تکمیل می شود. نوشتن تمامی مراحل، شما را از سردرگمی نجات داده و به شما یادآوری می کند که در هر مرحله چه کاری انجام دهید.
اگر قصد دارید در کسب و کار خود موفق باشید، نباید تنها به تولید محتوا و انتشار آن بسنده کنید. بروزرسانی محتواها، یک اصل مهم در تولید محتواست. می توانید محتواهای قدیمی را بازنشانی کرده و با اطلاعات جدید آنها را تکمیل کنید. هیچ محتوایی نباید پس از انتشار به حال خود رها شود. می توانید پس از مدتی محتواهای قدیمی را به مخاطب یادآوری کرده و در ادامه ی آنها، محتواهای جدید مربوطه را منتشر کنید.
ممیزی محتواهای سایت، دیگر موردی است که باید پیگیری آن در تقویم محتوایی گنجانده شود. اگر محتوای قدیمی با باور عموم و یا قوانین جدید در تضاد است، بهتر است حذف شوند. حذف محتواهای حاوی ممیزی و محتواهایی که خلاف قوانین کسب و کار است، می تواند ترافیک کلی جستجوی سایت شما را افزایش دهد. بنابراین، بازنشانی محتواهای قدیمی همیشه هم به سود کسب و کار شما نخواهد بود.
شما حتی می توانید کارهای خارج از سایت خود را نیز برنامه ریزی و تبلیغ کنید. تمامی موقعیت های خاص مانند یک مصاحبه به صورت پادکست، گفتگوی زنده یا هر نوع تبلیغی که خارج از سایت انجام می دهید، نیز در تقویم محتوای خود قرار دهید. این کار به برنامه ریزی برای انتشار پست کمک کرده و از هدر رفت وقت جلوگیری می کند.