بسیاری از کنفرانس‌ها و وقایع از جلسه پرسش و پاسخ به عنوان بخشی از سخنرانی و یا یک رویداد مستقل استفاده میکنند. جلسه پرسش و پاسخ به مخاطبان فرصت میدهد تا در مورد موضوعات خاص اطلاعات بیشتری به دست آورده و فرصتی برای طرح سوالات خود بیابد که در حالت عادی شانس آن را به دست نمی آورده است. بنابراین برای جلسه خود وقت بگذارید و تولید محتوای عالی اماده کنید
جلسه پرسش و پاسخ باعث تعامل بیشتر و جذب بهتر مخاطب می شود، زیرا هیچ دو جلسه‌ای مانند یکدیگر نیست. با این حال، راه اندازی یک رویداد پرسش و پاسخ موفق مستلزم صرف زمان است. در اینجا نکاتی را به شما می آموزیم که توسط آنها می توانید یک جلسه پرسش و پاسخ موفق طراحی کنید.
چگونه جلسه پرسش و پاسخ موفق برگزار کنیم؟
1. قبل از رویداد یک جلسه توجیهی برگزار کنید.
اطمینان یابید که قبل از انجام جلسه همه نسبت به رویداد شما معطل و آماده هستند. در این جلسه توجیهی باید افرادی مانند مجریان، سخنرانان و همینطور افراد پشت صحنه مانند مدیران صحنه را دعوت کنید. همچنین باید برای رویداد پیش رو برنامه ریزی کنید و هرگونه محدودیت قانونی و زمانی را پیش از رویداد برطرف کنید. با این کار اطمینان حاصل میکنید که همه برای رویداد آماده هستند و تمام مسائل برطرف شده است. به این ترتیب اولین گام برای ارائه بهترین تجربه به مخاطب خود را برداشته اید.
2. وقت کافی اختصاص دهید
در مراحل اولیه برنامه ریزی جلسه پرسش و پاسخ باید اطمینان یابید که مدت زمان کافی به آن اختصاص می دهید. این زمان بندی بستگی به برنامه ریزی شما دارد. در صورتی که جلسه پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی مقرر است، بهتر است به آن ۱۵ دقیقه وقت اختصاص دهید. اگر بیش از یک سخنران وجود دارد شاید بتوانید وقت بیشتری به سوالات اختصاص دهید. در صورتی که جلسه شما از نوع پنل است که در آن هیچ سخنرانی وجود ندارد و اکثریت زمان به سوالات و مباحث اختصاص دارد، می توانید بیشترین زمان را به سوالات اختصاص داده و معرفی مهمانان پنل را به حداقل برسانید. قصد شما این نیست که تنها به چند سوال پاسخ دهید و یا برای مشارکت اعضا عجله کنید.
3. محدودیت زمانی را در نظر بگیرید
شما علاوه بر اینکه باید زمان بندی درستی به طرح سوالات اختصاص دهید، همینطور باید اطمینان یابید که محدودیت زمانی را در نظر میگیرید. اگر سوالات زیادی باقی مانده است، مکالمه را به صورت آنلاین در نظر بگیرید و به مخاطبان خود اطلاع دهید میتوانند با استفاده از هشتگ های خاص این کار را انجام دهند. به این ترتیب به وقت مردم احترام گذاشته و در عین حال به هر افراد اجازه می دهید به سوالات خود پاسخ دهند.
4. مجری عالی
اگر به شخصی نیاز دارید تا جلسه پرسش و پاسخ شما را هدایت کند اطمینان یابید که مجری خود را با دقت انتخاب می کنید. نقش مجری ایجاد ارتباط بین مخاطب و شخصی است که به سوالات پاسخ می دهد. مجری اطمینان می یابد که سوالات مناسب پرسیده شود، رویداد به سمت جلو حرکت کند و بر روی یک سوال خاص متوقف نشود.
مجری مانند کسی که روی صحنه ایستاده، می تواند مکالمه را بدون کنترل کردن، هدایت کند. اگر شما مجری برنامه هستید، اطمینان یابید که برای این کار آماده اید و در جریان رویداد قرار گرفته اید. همواره به یاد داشته باشید که یک مجری خوب روند مکالمه را تسهیل میکند، اما به آن وارد نشده و یا کنترلی بر روی آن اعمال نمی کند. لطفا مطالعه بفرمایید: 5 نکته کلیدی برای نوشتن مصاحبه پرسش و پاسخ خواندنی
5. چند سوال از قبل آماده کنید
درصورتی که نگران هستید مخاطبان سوالی برای پرسش نداشته باشند و یا نیاز به برخی الهامات از طرف شما دارند، بنابراین چند سوال از پیش آماده سازید که بتواند جلسه پرسش و پاسخ را جرقه بزند. این کار به سخنران امکان میدهد تا جلسه را آغاز کرده و به مخاطب فرصت بیشتری دهد تا درباره برخی موارد مورد نظر فکر کرده و سوال مطرح کند. لطفا مطالعه بفرمایید: بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا
6. از ابزار و تجهیزات مناسب استفاده کنید
در طی پروسه برنامهریزی در می یابید که از ابزار مناسب برای موفقیت جلسه پرسش و پاسخ استفاده کنید. اگر قرار است مخاطب شما از طریق مکالمه سوالی مطرح کند باید یک میکروفون در اختیار او قرار دهید تا بتوانید سوالات آنها را بشنوید. در غیر این صورت مخاطبان می توانند از طریق ابزارMentimeter با استفاده از گوشی همراه خود سوالاتشان را مطرح کنند.
7. مخاطب را از همان ابتدا مطلع سازید
در ابتدای جلسه پرسش و پاسخ به مخاطبان خود اعلام دارید که در طی رویداد به پرسشهای آنها پاسخ داده می شود. این امر به مخاطب کمک می کند تا در مورد سوالات خود فکر کنند. همینطور این کار باعث می شود تا سوالات بیشتری جمع آوری شود.
8. در طی رویداد سوالات را جمع آوری کنید
همانطور که به مخاطبان خود در مورد جلسه پرسش و پاسخ اطلاع رسانی می کنید، می توانید در طی رویداد و سخنرانی سوالات آنان را جمع آوری کنید. یک روش این است که از ابزار Mentimeter استفاده کنید. این ابزار به مخاطب اجازه میدهد هر زمانی که مایل بود سوال خود را مطرح کند. همچنین به مجری و یا سخنران اجازه می دهد بر روی آن کنترل داشته باشد. با این کار هر گونه اختلال در هنگام سخنرانی به حداقل می رسد. با این حال اطمینان یابید که به تمام سوالات مخاطبان پاسخ داده می شود.
9. بحث را شروع نکنید، آن را تسهیل کنید
شاید این اتفاق برایتان رخ داده که برخی مخاطبان مایل به شروع بحث در این رویدادها باشند، به ویژه در مورد موضوعات جنجالی. در اینجا وظیفه سخنران و یا مجری این است که چنین مباحثی را از جلسه واقعی دور نگه دارند. همچنین به مخاطبان اعلام می دارند میتوانند این مبحث را بعداً ادامه داده و بعد از پایان سخنرانی به شما دسترسی پیدا کنند. با این کار میتوانید روند جلسه سخنرانی را به آرامی و بدون تشنج ادامه دهید.
گام بعدی: استفاده از ابزار بهتر پرسش و پاسخ
Menimeter یک ابزار عالی برای مدیریت جلسات پرسش و پاسخ است. به کمک این ابزار می توانید به سرعت جلسه پرسش و پاسخ را از طریق گزینه audience function مدیریت کنید.
