مواردی که در خصوص تنظیم چک لیست های تجاری باید در نطر بگیریم

آیا می خواهید بهره وری و کارایی سیستم حاکم بر کسب و کارتان را افزایش دهید؟ اگر چنین است، شما به چک لیست نیاز دارید تا در اجرای عملیات مختلف موثرتر عمل کنید. چک لیست ها نه تنها حجم کارتان را تقویت می کنند، بلکه در مدیریت صحیح آن ها نیز نقش بسزایی دارند.

تنظیم چک لیست استاندارد در ابتدا ساده به نظر می رسد. با این وجود، می بایستی تفاوت اساسی بین چک لیست کسب و کار و چک لیست هایی که برای تهیه مواد غذایی به کار میروند قائل شد، چرا که چک لیست های مربوط به کسب و کار می بایستی دقیق تر باشند چرا که قرار است امور پیچیده ای را از پیش ببرند. فاکتور های بسیاری در تنظیم چک لیست تجارتی وجود دارد که توجه به تمامی آن ها تاثیرات مثبتی روی تجارت تان خواهد گذاشت.

پیشنهاد میکنیم در این زمینه مقاله چک لیست محتوا تکنیکی برای محتواهای تکنیکی را مطالعه نمایید

ما  اینجا در رایامارکتینگ نکاتی را گردآوری کرده ایم که به شما در امر تنظیم چک لیست کمک می کند.

و اکنون آیتم ها و عناوینی که قرار است در این مقاله به آن ها بپردازیم:

1. پروژه های بزرگ را خُرد کنید

2. ساده پندار باشید

3. وظایف را گروه بندی کنید

4. پروسه های بیزینس را مستند کنید

5. بروز رسانی چک لیست ها را از یاد نبرید

6. چک لیست ها را ادغام کنید

7. امور مختلف را به افراد مختلف واگذار کنید

8. ضرب الاجل تعیین کنید

9. افعال مختلف را در چک لیست به کار ببرید

10. با رایامارکتینگ باشید

پروژه های بزرگ را خُرد کنید

در تنظیم چک لیست این اصل مهم را از یاد نبرید. پروژه های پیچیده انرژی بیشتری را در مقایسه با پروژه های ساده صرف می کنند زیرا پروژه های پیچیده مدیریت و برنامه ریزی بیشتر و دقیق تری را می طلبند. به همین علت، شما می بایستی در پیشبرد پروژه های پیچیده تر از چک لیست استفاده کنید که این امر را می توان با نوشتن ” هر کاری که باید انجام شود ” آغاز کرد. در اصل شما زمانی یک چک لیست استاندارد ایجاد خواهید کرد که هر مرحله ی کوچکی را که به تکمیل پروژه منجر می شود نگارش کنید. به هر مرحله در زمان خاص خود می بایستی تمرکز کرد.

به عنوان مثال فرآیند ساخت خودرو بسیار پیچیده است. چندین عمل مختلف وجود دارد که به ایجاد خودرو منجر می شود. برای انجام صحیح هر عمل می بایستی با دقت زیاد به جزئیات کار توجه کرد. فهرست کنترل می تواند اطمینان لازم را به جهت وجود صحت و دقت در مراحل انجام شده حاصل کند زیرا شما این امکان را خواهید داشت که تمام گام های عملیاتی موجود و لازم که به تکمیل وظیفه مورد نظر می انجامد به صورت یکجا مشاهده کنید.

هر مدیر شایسته برای هر بخش از سازمان و یا موسسه خود یک چک لیست تجاری ایجاد می کند. با این حال، برخی از پروژه ها بسیار پیچیده هستند و امکان تقسیم آن به اعمال کوچک تر دشواری های خاصی در پیش خواهد داشت، زیرا شما ملزم به درک تمام جزئیات پروژه می باشید. بهترین کاری که می توانید برای غلبه بر این مانع انجام دهید مشاهده کارگران هر بخش و نوشتن مراحلی است که به فعالیت کارآمدانه آن ها منجر می شود. زمانی که به جزئیات کار واقف شدید، ایجاد یک چک لیست تجاری استاندارد راحت تر می شود.

اضافه کردن اعمال خُرد به چک لیست بسیار مهم است اما نباید اصل تعادل را نیز فراموش کنید. تنظیم چک لیست با جزئیات بسیار زیاد سبب ایجاد یک لیست طولانی می شود که امکان انجام تمامی آنها تقریبا صفر است! سعی کنید تنها موارد قابل عمل را با ذکر مهم ترین جزئیات به چک لیست کسب و کار تان اضافه کنید.

در تنظیم چک لیست ساده پندار باشید

شما می بایستی در تنظیم چک لیست جزئیات چک لیست را با دقت تمام مدیریت کنید. در حالی که دارید آیتم هایتان را همراه با مهم ترین جزئیات شان به چک لیست اضافه می کنید، باید حواستان به حذف اشتباهات موجود نیز باشد. چک لیست خود را ساده، دقیق و کارآمد نگه دارید. به یاد داشته باشید که چک لیست ها فقط باید مراحل لازم برای انجام کار را مشخص کنند. نیازی نیست که کتاب بنویسید و وظایف تان را با بالاترین جزئیات ممکن توصیف کنید. در اصل می بایستی به وظایفتان مانند یک ” تصویر بزرگ ” بنگرید.

اگر در حال پیشبرد فرآیند پیچیده ای هستید به گونه ای که جزئیات آن می بایستی در قالب یک جمله کوتاه باشد، باید از نرم افزار های مناسب استفاده کنید. نرم افزار هایی وجود دارند که به شما این امکان را می دهند که برای هر آیتم متن، عکس و پرونده و یا هر چیز دیگری که به ذهنتان خطور می کند اضافه کنید. چنین برنامه هایی لیست عادی شما را به یک سند قدرتمند تبدیل می کنند. برای سفارش چک لیست مناسب با کسب و کارتان و یا دریافت مشاوره در باب انتخاب بهترین نرم افزار ها با رایامارکتینگ در تماس باشید.

البته همچنین نباید در توصیف جزئیات وظایف تان بسیار خلاصه نگاری کنید. اگر وظیفه ای را با عنوان ” مشتری جدید ” به چک لیست اضافه کرده باشید، هیچ اطلاعاتی در باب اینکه چه اقداماتی باید در مورد آن مشتری انجام دهید نخواهید داشت. توصیف هایی مانند ” گردآوری اطلاعات مشتری ” و یا ” نوشتن و ارسال ایمیل پیگیری برای مشتری ” پویایی بیشتری دارند.

اگر مقداری تعامل کرده باشید در خواهید یافت که در اینجا تعادل کلید اصلی است. چک لیست های خود را خاص ، ساده و دقیق نگه دارید. از وجود تمام مراحل در چک لیست که منجر به دستیابی به هدف غایی می شود اطمینان حاصل کنید و اطمینان حاصل کنید که شامل همه مراحل مهم برای دستیابی به هدف کلی است و اگر لیست چک شما به جزئیات بیشتری نیاز دارد از نرم افزار چک لیست استفاده کنید.

وظایف را گروه بندی کنید

پس از اتمام تنظیم چک لیست، خود را در میان خیل عظیمی از وظایف ریز و کوچک خواهید یافت. به قدری که تنها یک نگاه کلی به این لیست باعث ایجاد احساس فشار و یا استرس در شما خواهد شد. به همین علت توصیه می کنیم وظایف تان را گروه بندی کنید و وظایف شبیه به هم را در یک گروه قرار دهید. سپس قادر خواهید بود بر روی گروهی از وظایف تمرکز کنید تا اینکه تنها روی ” یک ” وظیفه انرژی تان صرف کنید. این نکته جایگاه شما را به عنوان یک مدیر کارآمد تثبیت می کند.

از آنجایی که وظایف هر گروه مشابه است، می توانید همزمان در صدد عملی نمودن آن ها باشید. انجام و تکمیل گروهی از کارهای مشابه در صرفه جویی زمان نیز تاثیر بسزایی دارد. سعی کنید در گروه بندی امور مشابه مهارت کسب کنید. برای مثال به دنبال اموری باشید که همان کار را و یا همان کار را برای سایر کار ها انجام می دهند.

چک لیست روزانه برای پیاده نمودن این نکته بسیار مناسب است. شما می توانید گروه بندی هایی مانند مدیریت، توسعه نرم افزار و یا سایر امور نامربوط به کار را کنار یکدیگر در یک لیست تنظیم کنید. سپس وظایف جدید را در گروه مناسب خودش قرار دهید.

اعمال و توجه به بازه ی زمانی یکی دیگر از برچسب هایی است که می توان با توجه به آن وظایف را گروه بندی کرد، که در این بازه گروه خاصی از آن وظایف باید انجام شوند. در دسته بندی وظایف با توجه به زمان دستتان کاملا باز است چرا که می توانید وظایف را به صورت هفتگی، ماهانه، هر دو ماه، هر سه ماه و … برچسب بزنید. گروه بندی زمانی بسیار محبوب است زیرا افراد مجبور نیستند به این فکر کنند که کاری را انجام داده اند و یا در آینده قرار است انجام دهند. به عبارتی، در این روش قادر خواهید بود روی پروژه های فعلی و اهداف اصلی خلاقانه تر تفکر کنید.

برخی از گروه وظایف ممکن است از گروه های دیگر مهمتر باشند. از این رو بهتر است که گروه ها را بر اساس سطح اولویت بندی آن ها دسته بندی کنید. این نکته مشابه پیشنهاد قبلی است اما به جای آن که وظایف را بر اساس ماه و یا سال گروه بندی کنید، آن ها را اولویت چینی می کنید.

پروسه های بیزینس را مستند کنید

شما نمی توانید فهرست های کنترل تان را بدون ثبت روند فعالیت های تجاری خود مدیریت کنید. برخی از افراد از تخته های سفید و یا ژورنال های کاغذی برای ثبت اسناد بهره می برد اما پیچیدگی هایی که در فرآیند های تجارت مدرن وجود دارد این امر را به مراتب دشوارتر می کند.

بازبینی و بروزرسانی چک لیستی که قبلا تنظیم شده است خالی از اشکال می باشد. در دنیای تجارت تغییر و دگرگونی یک امر غیرقابل انکار است، از این رو تعجبی ندارد اگر در صورت لزوم وظایف تان جایگزین، اضافه و یا حذف کنید. این یک دلیل کافیست تا نرم افزار چک لیست را به چک لیست های کاغذی ترجیح دهید!

نرم افزار های مناسب چک لیست امکان ایجاد، اصلاح و ذخیره اصلاحات به شما می دهند. همچنین یک چک لیست نرم افزاری گزینه ی دیگری به نام ” دسترسی دائمی” برایتان فراهم می کند.

بروز رسانی چک لیست ها را از یاد نبرید

هرگز افزودن کارها و اصلاح وظایف را در لیست های خود متوقف نکنید. این نکته از مهم ترین ویژگی های چک لیست استاندارد است .با پیشرفت در تکمیل وظایف خود ، بارها و بارها به فهرست تان باز خواهید گشت. در پی این آمد و شد ها ، ممکن است متوجه شوید اضافه نمودن وظیفه ی خاصی را فراموش کرده اید و یا کارهای مشابه زیادی را در یک گروه قرار دهید. ما همگی انسان هستیم ، بنابراین انتظار نداشته باشید اولین بار در تنظیم وظایف تان بی نقص عمل کنید.

در اصل چک لیست تجاری آن است که پویا باشد و همچنان به حرکت و تغییر ادامه دهد. اینجا هیچ چیزی از سنگ نتراشیده شده است. چک لیست مانند یک اثر هنری است که در آن شما مرتباً تغییراتی ایجاد می کنید تا قطعه ی هنری تان را به حد کمال برسانید. نام این عمل بهبود مداوم است. توصیه می شود از انواع نرم افزار های مناسب با این موضوع استفاده کنید تا پویایی چک لیست هایتان با مشکل مواجه نشود.

چک لیست ها را ادغام کنید

نیازی نیست چک لیست هایتان را یکدیگر جدا کنید. در حین تکمیل وظایف میتوانید چک لیست هایتان با هم ادغام کنید. به عنوان مثال ممکن است شما چک لیستی جداگانه برای مونتاژ محصول و حمل و نقل آن داشته باشید. هنگامی که فعالیتی را در فهرست مونتاژ محصول به پایان رساندید می توانید چک لیست بسته بندی را شروع کنید و داده های خاصی را به صورت خودکار از لیستی به لیستی دیگر منتقل کنید.

یکپارچه سازی و اتوماسیون می تواند به طور چشمگیری کارایی شما را بهبود بخشد و همچنین خطاها را کاهش دهد.

تنها ما  در رایامارکتینگ  قادر خواهیم بود به شما در مسیر پیشرفت کسب و کارتان کمک کنیم و به هدف هایتان با کمک انواع چک لیست جامعه عمل بپوشانیم. در این زمینه میتوانید به بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا در رایامارکتینگ مراجعه نمایید.

جهت اطلاع از هزینه تولید محتوا متنی در رایا کلیک کنید

امور مختلف را به افراد مختلف واگذار کنید

در اکثر موارد، برای تکمیل و به انجام رساندن وظایف در چک لیست هایتان به چندین فرد ماهر در حوزه های مختلف نیاز دارید. بدیهی است که نمی توانید شخصی از حوزه ی منابع انسانی را در بخش مدیریت دخالت دهید. هر فرد می بایستی در حیطه ی مهارت های خودش مشغول به کار باشد.

تفویض وظایف و همکاری تیمی هر دو مهم هستند چرا که باعث صرفه جویی در وقت شما می شوند، چون نیازی نیست وظیفه هر شخص را به او یادآور شوید.

برای آنکه بتوانید تمامی افراد تیم تان را از تغییرات جدید مطلع کنید بهتر است از نرم افزار هایی که سیستم اطلاع رسانی دارند استفاده کنید.

ضرب الاجل تعیین کنید

در صورت لزوم، برای امور مهمی که در چک لیست تجاری تان وجود دارد موعد مقرری تعیین کنید. تعیین ضرب العجل یکی از راه هایی است که سبب ایجاد انگیزه مضاعف می شود و به انجام سریع امور می انجامد.

برخی از نرم افزار های قابلیت های خاصی دارند که می توانید تاریخ های مقرری برای هر وظیفه تنظیم کنید. همچنین در صورت تاخیر در تکمیل وظایف، مراتب کار به مدیریت اطلاع داده می شود.

در تنظیم چک لیست افعال مختلف به کار ببرید

در انتخاب عناوین برای وظایف تان به کلمات اسمی و یا موضوع وظیفه ی مورد نظر بسنده نکنید. به جای آن از افعالی مانند ” نوشتن ” ، ” تحقیق کردن ” ، ” ارسال کردن ” و ” تماس گرفتن ” برای توصیف آن که چه اقدامی باید انجام دهید استفاده کنید.